Możesz generować raporty bazy danych szybko i łatwo dzięki specjalnym funkcjom oprogramowania Microsoft Dynamic CRM. Raporty można szybko zapisać i dodać do Microsoft Dynamic CRM. Najpierw musisz upewnić się, że posiadasz wszystkie wymagane oprogramowanie zabezpieczające, takie jak MS SQL Server 2003 lub 2005. Zapoznaj się z podręcznikiem, aby upewnić się, że masz wszystko, czego potrzebujesz do generowania raportów Microsoft Dynamic CRM.
Prawdopodobnie masz wszystko, więc załóżmy, że tak. Aby przygotować generowanie raportu, pamiętaj, że chcesz używać filtrowanych widoków, a nie tabel. Oznacza to, że po wybraniu źródła danych dla raportu użyj filtrowanych widoków znajdujących się w bazie danych Microsoft Dynamic CRM zamiast w tabelach bazy danych. Powodem tego jest to, że filtrowane widoki są bezpieczniejsze i są bardziej wydajne. Role zabezpieczeń programu Microsoft CRM poszczególnych osób określają, które rekordy są zwracane przez zapytanie do przefiltrowanego widoku. Dlatego raporty oparte na filtrowanych widokach pokazują użytkownikom tylko te rekordy, do których mają uprawnienia.
Dostęp 2016: tworzenie raportów
Następnie spraw, aby raport był wstępnie filtrowany. Podczas pisania raportu można go skonfigurować tak, aby miał domyślny filtr dla każdego użytkownika, aby móc go edytować przed wygenerowaniem raportu. Jest to znane jako :prefiltrowanie: raportu. Sporządzanie raportów w ten sposób daje kilka korzyści. Po pierwsze, użytkownik może edytować filtr, aby znaleźć dokładnie to, czego potrzebuje od razu, bez wielu prób zgadywania. Z drugiej strony domyślny filtr powstrzymuje użytkowników od przypadkowego wygenerowania raportu na podstawie wszystkich rekordów.
Aby raport był :prefiltrowany: w programie Microsoft Dynamics CRM, należy określić przedrostek CRMAF_prefix w zapytaniu SQL podczas zapisywania raportu w Projektancie raportów. Dodanie tego przedrostka powoduje, że Microsoft CRM dodaje domyślny filtr do raportu. Dla każdego przefiltrowanego widoku mającego ten prefiks w zapytaniu użytkownicy mogą edytować kryteria filtru. Kryteria związane z kontami można edytować, ale nie kryteria związane z kontaktami.
I wreszcie spraw, aby raport był wrażliwy na kontekst. Istnieją trzy różne obszary generowania raportów w programie Microsoft Dynamic CRM. Jedna pochodzi z obszaru Raporty, jako część listy wszystkich raportów. Druga pochodzi ze strony listy :encji:, na przykład strony potencjalnych klientów lub z dowolnego widoku wyników wyszukiwania potencjalnych klientów. W tym trybie użytkownicy mogą wybrać generowanie raportów na podstawie wybranych rekordów, wszystkich odpowiednich rekordów lub wszystkich rekordów w bieżącym widoku. I wreszcie istnieje opcja generowania raportu z pojedynczego rekordu, który jest uruchamiany na bieżącym (oglądanym) rekordzie.