Szkolenie z bazy danych programu Access nie kończy się po jednym kursie. Dalsze kursy wprowadzają nowe techniki, ale nic nie zastępuje doświadczenia. Aby uchronić Cię przed bólami głowy, oto kilka typowych błędów, których należy unikać.
Tworzenie pola o niewłaściwym typie danych
Szkolenie z bazy danych programu Access pokazało różne typy danych, ale czasami oczywisty typ nie jest prawidłowy. Numer telefonu składa się z cyfr, więc powinno to być pole liczbowe, prawda? Źle. Pola numeryczne są dla wartości, które mogą być użyte w obliczeniach. Do pola numeru telefonu należy przypisać typ danych tekstowych.
Microsoft Access 2016 - samouczek dla początkujących [+ ogólny przegląd] *
Używanie jednej tabeli dla wszystkich danych
Wiele osób, które dopiero rozpoczynają szkolenie w zakresie dostępu do baz danych, ma problemy z przyjęciem koncepcji relacyjnej bazy danych. Na przykład faktura zawiera informacje o kliencie, listę zakupionych produktów oraz informacje o fakturze, takie jak data zakupu. Nowi użytkownicy wyobrażają sobie fakturę w swoich głowach i starają się dopasować wszystkie te informacje do jednego stołu.
Tworzy to nadmiarowe informacje i marnuje przestrzeń. Informacje o klientach i produktach są powtarzane dla każdej faktury, a nie tylko raz.
Szkolenie z zakresu baz danych Advanced Access pokazuje, że właściwym sposobem na osiągnięcie tego celu jest utworzenie trzech tabel: faktur, klientów i produktów. Każdy element ma unikalny identyfikator, taki jak odpowiednio InvoiceID, CustomerID i ProductID. Każda pozycja jest wprowadzana tylko raz, ale obiekty faktury wiążą je wszystkie razem.
Umieszczanie zbyt dużej ilości danych w polu
Innym błędem popełnianym przez nowych użytkowników jest łączenie zbyt dużej ilości informacji w jednym polu. Na przykład mechanik samochodowy może umieścić rok, markę i model samochodów klientów w jednym polu. Staje się to problemem, jeśli chce znaleźć wszystkie pojazdy wyprodukowane przed 1995 r. Lub wszystkich właścicieli Subaru. Szkolenie z bazy danych programu Access pokazuje, jak łatwo połączyć pola na fakturze lub w raporcie, więc zawsze zadawaj sobie pytanie, czy te informacje można lepiej podzielić na różne pola.
Korzystanie z domyślnych rozmiarów pól
Być może nauczyłeś się w szkoleniu z bazy danych Access, że pola tekstowe mają domyślną długość 50. Zastanów się, jak długo musi być pole i ustaw odpowiednio długość pola, zamiast przyjmować wartość domyślną. Jeśli twój identyfikator klienta ma 8 znaków, przydzielenie 50 znaków to marnotrawstwo. To może nie wydawać się dużo, ale na wielu polach w wielu rekordach klientów twoja baza danych stanie się ogromna i wolna.
Podobne obawy dotyczą pól liczbowych. Domyślne pola liczbowe to długie liczby całkowite, które, jak można się było dowiedzieć w szkoleniu z bazy danych Access, oznaczają, że nie zawierają miejsc dziesiętnych i utrzymują wartości w przybliżonym zakresie +/- 2 000 000. Jeśli przechowujesz mniejsze liczby, wartość całkowita lub nawet bajtowa zaoszczędzi miejsce. Jeśli chcesz przechowywać miejsca dziesiętne, bardziej odpowiedni może być pojedynczy lub podwójny. Microsoft Access How To Po pierwsze musisz wiedzieć, gdzie zapisany jest twój plik tekstowy. Gdy to zrobisz, otwórz bazę danych dostępu. Jeśli nie masz jeszcze bazy danych dostępu, otwórz pustą bazę danych i zapisz ją na dysku twardym.
Gdy to zrobisz, spójrz na pusty ekran po kliknięciu zakładki :tabele:. Kliknij prawym przyciskiem myszy na pusty ekran i wybierz :importuj:. Gdy to zrobisz, uzyskasz ekran przeglądania, aby wybrać plik, który chcesz zaimportować. Zmień typ pliku z dostępu mdb na plik tekstowy. Następnie ekran pokaże wszystkie dostępne pliki tekstowe. Kliknij dwukrotnie plik tekstowy, który chcesz zaimportować.
Gdy to zrobisz, będziesz musiał uruchomić kreatora, aby określić, w jaki sposób chcesz uporządkować dane z pliku tekstowego. Będziesz musiał wybrać rzeczy takie jak ogranicznik (znak, który podzieli twoje kolumny), które pola chcesz importować i typy danych, które mają być tymi polami. Jest to dość proste i powinno zająć tylko kilka minut.
Po kliknięciu przycisku Zakończ dostęp wyświetli komunikat o pomyślnym zaimportowaniu tabeli. Jeśli wystąpiły problemy podczas procesu importowania, te błędne rekordy zostaną wklejone do innej tabeli w bazie danych. Domyślna nazwa tej tabeli to :wklej błędy:. Błędy te są zazwyczaj spowodowane określonymi typami danych, dlatego warto zwrócić uwagę na proces importowania i sprawdzić, co może być przyczyną problemu. Zaglądanie do tabeli :błędy wklejania: w błędnych zapisach da ci dobre pojęcie o tym, co poszło nie tak.