Niezależnie od tego, jak duże lub małe, każda akcja marketingowa eventu musi być odpowiednio zaplanowana. Podczas gdy każde wydarzenie jest inne, istnieją pewne ogólne wytyczne dotyczące sposobu, w jaki możesz zaplanować je wszystkie. Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, organizując ten wyjątkowy dzień.
1. Uzyskaj jasne zrozumienie celu promocji marketingu wydarzeń. Zdarzenie organizacyjne musi być jasno określone, aby skupić wszystkie wysiłki na pożądanym celu. Ważne jest poznanie znaczenia zdarzenia i oczekiwanego wyniku. Na przykład, czy ma to na celu stworzenie świadomości, zainicjowanie procesu lub promocję sprzedaży? Przeanalizuj rzeczywiste wyniki działań związanych z marketingiem zdarzeń w odniesieniu do tych celów.
Jak zorganizować idealne wydarzenie - ekspert wydarzenia
2. Ustaw najważniejsze wyniki dla swojego wydarzenia. Ile osób się spodziewasz? Co chcielibyście, aby uczestnicy zyskali z tego wydarzenia? Jeśli to zwykłe wydarzenie, czy starasz się uzyskać większą frekwencję niż w zeszłym roku? Odpowiedzi pomogą ci lepiej zaplanować rzeczy.
3. Ustaw budżet zdarzeń. To powinien być najwyższy priorytet. Ustal surowy budżet roboczy, a także dodatkowe pieniądze na wypadek niespodziewanego pojawienia się czegoś. Pamiętaj, ile chcesz wydać i jakie są potencjalne czynniki generujące przychody, takie jak opłata rejestracyjna.
4. Wybierz datę i lokalizację wydarzenia. Zawsze utrzymuj opcje otwarte i odwiedź kilka stron przed podjęciem decyzji. Pomoże to zaplanować całe wydarzenie w zależności od dostępności pokoju i innych udogodnień, takich jak parking, oświetlenie, komputer i dostęp do Internetu itp.
5. Skonfiguruj oś czasu projektu i rozpocznij pracę wstecz od daty programu marketingu wydarzeń. Określ terminy dla każdego działania, takie jak pierwsze ogłoszenie wydarzenia, przygotowanie materiałów promocyjnych, sfinalizowanie uzgodnień dotyczących miejsc siedzących, rekrutacja dostawców żywności, rozrywki, dekoracji ... i lista jest długa ....
6. Niektóre zdarzenia wymagają specjalnego zezwolenia lub licencji na ich hostowanie. Może to dotyczyć dowolnej rzeczy, takiej jak zezwolenie na używanie nagranej muzyki, zapewnienie bezpieczeństwa lub utrzymanie kontroli ruchu. Wszystko to należy zrobić z dużym wyprzedzeniem, nie pchając go do ostatniej chwili.
7. Jeśli reklamujesz wydarzenie, jaki jest środek dotarcia do docelowej grupy odbiorców? Może to obejmować dystrybucję broszur, wcześniej wydrukowane zaproszenia, pocztę, ogłoszenia lub inne media.
8. Zaplanuj awarie. Zapisz wszystkie wyjścia przeciwpożarowe i przygotuj plan ewakuacji na papierze, na wszelki wypadek. Wypadki rzadko ostrzegają z wyprzedzeniem; stąd nadzieja na najlepsze, ale przygotuj się na najgorsze.
Jak zorganizować idealne wydarzenie - ekspert wydarzenia
Ważne jest, aby przygotować listę kontrolną i regularnie kontaktować się z dostawcami. Poświęć trochę czasu i zanotuj wszystkie ważne punkty i upewnij się, że nie tracisz na jakości, aby zhakować swój budżet.