Jeśli kiedykolwiek zarządzałeś projektem z wieloma osobami, pełnym wielu zadań, a wszystko to w wielu terminach, prawdopodobnie doświadczyłeś wielu bólów głowy. Zarządzanie skomplikowanymi projektami nie jest proste - jest to coś, co tylko niektórzy ludzie wydają się w stanie osiągnąć dzięki łasce. Ale zarządzanie projektami nie musi być skomplikowane przy użyciu odpowiedniego oprogramowania i kursu MS Project lub dwóch.
Po kilku kursach MS Project możesz stać się jednym z tych rodzajów presji, które są pod presją w biurze, które wydają się być w stanie osiągnąć więcej rezultatów w krótszym czasie niż wszyscy inni. Dobrą wiadomością jest to, że nie wymaga to całkowitej zmiany osobowości ani procesu myślowego, aby skutecznie zarządzać projektami. Kurs MS Project pokazuje, jak korzystać z inteligentnego oprogramowania zaprojektowanego do wiązania wszystkich luźnych końcówek, które wysyłają większość projektów do ogona. W tym artykule omówimy dwie podstawowe informacje, których nauczysz się na kursie MS Project, dzięki czemu oprogramowanie to będzie ulubionym miejscem dla wielu menedżerów projektów.
Uproszczone zarządzanie projektem: poznaj podstawy schematu PMI ✓
Łatwość nawiązywania zależności
Jedną z pierwszych rzeczy, których nauczysz się na kursie MS Project, jest ustalenie zależności. W przypadku projektów, które przechodzą przez wiele rąk lub procesów, wąskie gardła z pewnością pojawią się, jeśli najpierw nie identyfikujesz i nie planujesz zależności. Być może masz szczęście, że masz wysoce zorganizowany umysł lub opracowałeś i skomplikowaną metodę używania różnych kolorowych notatek Post It, aby pomóc ci przezwyciężyć problemy z zależnościami.
Jednakże, chociaż ten system może działać dla ciebie, problem polega na tym, że członkowie zespołu odpowiedzialni za wykonanie zadań mogą nie być w stanie efektywnie wykorzystywać twoich metod organizacyjnych i dlatego nie rozumieją, w jaki sposób ich elementy są powiązane z całym projektem. Inwestycja w kurs MS Project oznacza, że członkowie zespołu zawsze są świadomi bieżącego stanu projektu i jego zależności w danym momencie.
Wykresy gantta
Wykresy Gantta są wizualnymi reprezentacjami postępów całego projektu. Natychmiast będziesz mógł zobaczyć, które zadania są na celowniku, a które pozostają w tyle. Bez możliwości wizualnego zobaczenia wąskiego gardła, może minąć kilka dni lub tygodni, zanim dowiadujesz się o ograniczeniach w procesie projektowym.
Być może najważniejszym aspektem MS Project, który sprawia, że jest to tak cenne narzędzie do zarządzania projektami, jest łatwość, w której można go zmienić, gdy rzeczy nie wypadają z etapu - i będą wypadały z kroku. Gdy tylko zdasz sobie sprawę z potencjalnego problemu, przeglądając wykresy Gantta, możesz szybko zmienić plan projektu, wykonując proste kroki, których nauczysz się na kursie MS Project.
Najprawdopodobniej powodem, dla którego twoje projekty nie łączą się tak, jak to sobie wyobrażasz, są narzędzia, z których korzystasz lub których nie używasz, nie ze względu na swój zespół. Jeśli tracisz sen nad projektami, wydając zbyt dużo na lekarstwa na ból głowy lub mikro-kierowanie zespołem aż do irytacji, być może nadszedł czas, aby kurs MS Project pozwolił całemu zespołowi od nowa rozpocząć pracę. Jak zarządzać projektami Branża budowlana nadal ma się dobrze. Sprzedawcy na rynku od 5 milionów do 100 milionów dolarów ciężko pracowali, aby dodać najnowsze i najlepsze funkcje zarządzania projektami do swoich produktów. Rozumieją, że wykonawcy wymagają tych funkcji w celu poprawy wydajności, a jeśli ich oprogramowanie nie zawiera funkcji, których potrzebują menedżerowie projektu, znajdą oni swoje oprogramowanie w innym miejscu. Subskrypcja najlepszych praktyk branżowych może pomóc organizacji w usprawnieniu przepływu pracy i dostarczeniu większej ilości informacji i kontroli wielu osobom pracującym nad projektem.
Jednak największą zaletą dobrego oprogramowania do zarządzania projektami budowlanymi nie jest ułatwienie zarządzania papierowym szlakiem. Nowoczesne oprogramowanie wyposażone w raportowanie w czasie rzeczywistym szybko zastępuje starą metodę wykorzystania arkuszy czasu pracy do śledzenia pracy. Dni oczekiwania na listę płac, które mają zostać przetworzone, aby uzyskać lepsze wyobrażenie o kosztach projektu, są zastępowane dniami, które dokładnie wiedzą, jakie są obecne koszty projektu. Tego rodzaju solidne dane zapewniają znacznie dokładniejszą analizę budżetu i lepsze funkcje raportowania, które pozwalają menedżerom na podejmowanie najbardziej świadomych decyzji przez cały czas.
Co więcej, oprogramowanie do zarządzania budową może być również użyte do lepszego śledzenia nieuniknionych zmian, które pojawiają się przy prawie każdym zadaniu. Zmiany zamówień, RFI i zgłoszeń mogą być tworzone i śledzone w ostatnio opracowanym oprogramowaniu do projektów budowlanych. Wiele z tych specjalnych dokumentów wymaga zatwierdzenia przez jednego lub więcej menedżerów, a używane oprogramowanie może pomóc w skierowaniu ich do odpowiedniego personelu w najbardziej efektywny sposób. Kierownicy projektów mogą również używać oprogramowania do tworzenia list :do zrobienia: dla personelu, który pozwoli im wszystkim zobaczyć bieżący postęp określonego zadania.
Wiele firm korzysta również z systemu zarządzania projektami jako miejsca przechowywania elektronicznych kopii ważnych dokumentów. Wszystkie dokumenty przechowywane w systemie można dołączyć do dowolnego rekordu transakcji, który pozwoli w łatwy sposób wyszukać i odpowiedzieć na pytania, które pojawią się w późniejszym czasie. W związku z tym, jeśli firma otrzyma fakturę, która ma inną cenę niż pierwotne zamówienie zakupu, będzie mogła wyszukać w systemie, aby znaleźć oryginał i dokonać przeglądu przełożonego i odesłać oryginalne zamówienie do sprzedawcy. Wreszcie, użytkownicy systemu mogą zdecydować się na natychmiastową aktualizację budżetu projektu, gdy zamówienia są zmienione lub wymagane, dając im najdokładniejsze dane w czasie rzeczywistym.
Oprogramowanie budowlane może być również wykorzystywane do śledzenia harmonogramów pracy za pomocą wykresów Gantta. Korzystając z tej samej technologii, użytkownicy mogą robić notatki na temat planowania zadań, które zawierają aktywne połączenie z rekordem kosztów pracy dla tego zadania. Te zapisy można łatwo wysłać do kierowników projektów, którzy mogą działać na danych. Tego rodzaju technologia była dostępna tylko w najdroższych programach, ale dziś jest znacznie tańsza i łatwiej dostępna.
Wreszcie, jeśli prowadzisz firmę średniej wielkości, możesz skorzystać z nowych funkcji śledzenia, które są częścią większości nowych programów budowlanych. Oprogramowanie może być wykorzystywane do śledzenia niewielkiego zużycia narzędzi i kosztów, a także tworzenia zleceń pracy z terenu. Dostępne są również funkcje fakturowania i zbierania płatności. W połączeniu wszystkie te funkcje mogą być dokładnie tym, czym mniejsza firma średniej wielkości musi poprawić swoją działalność, aby stać się większym graczem na rynku.