Podczas gdy większość firm ma określone zasady i wydrukowaną instrukcję postępowania, którą pracownik może naśladować, Twoja firma sprzątająca mogła rozpocząć pracę w niepełnym wymiarze godzin, robiąc wszystko. Najprawdopodobniej nic nie zostało napisane na piśmie. Dzięki wielu różnym zadaniom, prowadzącym cię w tysiącach kierunków, zapisanie procedur do pisania najprawdopodobniej nie dotarło na szczyt listy :do zrobienia:. Ale co się dzieje, gdy chcesz wyjechać na wakacje? Lub jeśli zachorujesz lub odniesiesz obrażenia? Posiadanie pisemnej instrukcji na temat polityki i procedur dla Twojej firmy sprzątającej oznacza, że Twoja firma może nadal działać, jeśli zachorujesz lub odniesiesz obrażenia albo jeśli zdecydujesz się wziąć bardzo potrzebny czas wolny.
SPO 5 kroków: jak pisać standardowe procedury operacyjne 【Szablon programu Excel】
W jaki sposób więc zapisujesz procedury, które robisz, aby Twoja firma działała? Zacznij od zrozumienia, że jest to ważne zadanie do wykonania. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci stworzyć podręcznik procedur dla Twojej firmy sprzątającej:
1. Nie usiądź i nie wypisuj swojej instrukcji za jednym razem. Zostaniesz zniechęcony i najprawdopodobniej odłoży dokument na bok i nigdy do niego nie wrócisz. Nie musisz zajmować się tym projektem od razu. Zamiast tego odkładaj na bok blok czasu każdego dnia lub raz w tygodniu, aby pracować nad swoją instrukcją.
2. Skonfiguruj swoją instrukcję jako dokument Microsoft Word i zabezpiecz hasłem. Microsoft Word to prosty program do pracy i pozwala łatwo wprowadzać zmiany. Hasło chroniące dokument nie będzie dostępne dla nikogo innego. Wystarczy, że udostępnisz hasło małżonkowi lub zaufanemu asystentowi, na wypadek gdyby coś ci się stało.
3. Zacznij od umieszczenia podstawowych informacji w podręczniku. Jest to informacja, która jest potrzebna do uruchomienia Twojej firmy sprzątającej i prawdopodobnie jest rozproszona po biurze w wielu dokumentach. Niektóre informacje, które chcesz udokumentować, obejmują: adres Twojej firmy, adres e-mail, numer telefonu, numer faksu, imię i adres pełnomocnika, imię i nazwisko księgowego oraz adres, dane konta bankowego, numer identyfikacyjny pracownika (EIN), podatek od sprzedaży numer i informacje o karcie kredytowej.
4. Podczas pracy nad określonymi zadaniami dla firmy, czy to wysyłaniem faktur, wykonywaniem rozmów sprzedażowych itp., Zapisz swoje procedury. Jeśli istnieją konkretne zadania, które muszą być wykonywane regularnie lub inne zadania, które uważasz za ważne dla firmy, upewnij się, że dokumentujesz procedury krok po kroku. Możesz nawet dyktować określone procedury w magnetofonie i zlecić ich transkrypcję.
5. Jeśli inne osoby Ci pomagają, takie jak asystent, księgowy lub sprzedawca, niech udokumentują, co robią. Na przykład, jeśli twoja księgowa jest odpowiedzialna za płacenie podatku od sprzedaży, powinna zapisać wszystkie istotne informacje, w tym kiedy wysłać podatki, dokąd się udaje, do kogo zadzwoni w przypadku pytań. Zachowaj spójność instrukcji, tworząc prosty szablon, którego używasz do wszystkich swoich procedur. Poniżej znajduje się przykład dla formatu sekcji:
1. Data aktualizacji: _________________
2. Zaktualizowane przez: ___________________
3. Procedury wymagane do ____________________________________
4. Wymień procedury krok po kroku
Wypełniona strona może wyglądać mniej więcej tak:
Data aktualizacji: 9/15/06
Zaktualizowane przez: John Jones
Procedury wymagane dla CheckVoicemail.
- Zadzwoń pod numer 555-5555
- Naciśnij klawisz #, aby zatrzymać wiadomość
- Wprowadź kod: 9156
- Posłuchaj wiadomości
- Naciśnij 3, aby usunąć wiadomość, naciśnij 7, aby zapisać wiadomość
Poniżej wymienione są dodatkowe elementy, które prawdopodobnie będziesz chciał uwzględnić w podręczniku procedur dotyczących sprzątania. To tylko ogólna lista. Jednym z pierwszych kroków w tworzeniu własnego podręcznika będzie podjęcie decyzji, jakie informacje należy uwzględnić.
- Ważne informacje kontaktowe.
- Dane kontaktowe klienta i informacje o umowie.
- Numery kont i hasła.
- Listy dostawców.
- Informacje prawne
- Rodzaj podmiotu gospodarczego, ważne numery kont.
- Procedury komputerowe, oprogramowanie i identyfikator produktu, systemy zapasowe.
- Projektant stron internetowych, host serwisu i rejestrator nazw domen.
- Procedury księgowe.
- Procedury płacenia podatków.
- Procedury płacowe.
- Procedury oceny pracowników.
- Gdzie znaleźć gwarancje sprzętu i informacje serwisowe. Informacje na temat twojego programu bezpieczeństwa, w tym gdzie znaleźć arkusze danych MSDS.
Najprostszym sposobem na rozpoczęcie układania podręcznika jest sporządzenie listy wszystkich rzeczy, które ty i inni robicie dla swojej firmy sprzątającej, które muszą być udokumentowane. Jeśli możesz przekazać niektóre z tych przedmiotów innym, to zrób to! Dzięki temu twoja praca będzie o wiele łatwiejsza. Ułóż szablon, który działa dla Twojej firmy sprzątającej, a następnie zacznij wypełniać puste pola. Zanim się zorientujesz, twoja instrukcja obsługi zostanie zakończona. Wydrukuj i umieść w segregatorze z trzema pierścieniami, abyś mógł go użyć jako odniesienia. Następnie, jeśli z jakiegoś powodu nie możesz pracować lub zdecydujesz się w końcu na wakacje, zostaną wprowadzone procedury, aby Twoja firma sprzątająca mogła wydajnie działać w czasie twojej nieobecności.