Mapowanie procesów i redesign procesu
Każda organizacja to zbiór procesów - technicznych i społecznych. Procesy te są typowymi działaniami biznesowymi firmy, które produkują wartość, zaspokajają potrzeby klientów i generują dochód. Nie powinno być wątpliwości, że m. In
Reengineering wysiłki mają firmy w dążeniu do obietnicy dramatycznie poprawy jakości, usług, produktywności i rentowności. Najważniejszym efektem tej :rewolucji reengineeringowej: jest koncentracja na - i wynikająca z tego zwiększona świadomość - procesów biznesowych. W latach osiemdziesiątych nastąpiła :Rewolucja Jakościowa: w Stanach Zjednoczonych. Amerykańskie firmy wydały wiele milionów dolarów i poświęciły wiele czasu na kompleksowe zarządzanie jakością (TQM) i ciągłe doskonalenie. Wraz z rozwojem lat dziewięćdziesiątych, proces reengineering stał się modny (z ISO 9001, Six Sigma i Lean) i znowu korporacje nadal inwestują dużo. Mimo to stosunkowo mało uwagi poświęcono temu, co można uważać za podstawowe podstawy: optymalizacja procesu zależy nie tylko od sposobu zaprojektowania procesu, ale także od tego, w jaki sposób jest on zarządzany. Każda organizacja to zbiór procesów - technicznych i społecznych. Procesy te są typowymi działaniami biznesowymi firmy, które produkują wartość, zaspokajają potrzeby klientów i generują dochód. Nie ma wątpliwości, że zarządzanie procesami firmy jest kluczem do sukcesu organizacji. Tak jak w piłce nożnej, nawet najlepszy playbook jest bezwartościowy, jeśli wykonanie jest wadliwe. Skuteczne zarządzanie procesami wymaga ciągłej dokumentacji, analizy i usprawnień w celu usprawnienia i przeprojektowania, aby zachować konkurencyjność w dynamicznym środowisku biznesowym. Istnieje szereg narzędzi do modelowania biznesowego i symulacji, które umożliwiają ocenę procesów organizacji i zarządzanie nimi, ale wszystkie muszą rozpoczynać się od dokładnego zrozumienia podstaw: danych wejściowych procesu, transakcji, wyników i wzajemnych powiązań między nimi. Po zdefiniowaniu jesteśmy w stanie: 1. Zrozumieć, w jaki sposób procesy wchodzą w interakcje w :systemie biznesowym: firmy. 2. Znajdź błędy procesowe, które powodują problemy systemowe. 3. Określić, które awarie procesu technicznego są spowodowane awariami systemu społecznego. 4. Oceń, które działania zwiększają wartość dla klientów. 5. Usprawnij i usprawnij przepływy pracy. 6. Określić procesy, które należy przeprojektować i / lub obszary, które wymagają restrukturyzacji. 7. Zwiększ wydajność i zadowolenie klienta. Kiedy proces nie działa zgodnie z wymaganiami, mamy lukę, kryzys, pożar. Wszystkie te warunki implikują poczucie pilności. Tendencją dla większości osób rozwiązujących problemy jest szukanie płomienia (luki) i podejmowanie wszelkich działań, które są konieczne do jego ugaszenia. Co gorsza, niektórzy widzą dym wychodzący z ognia i tworzą :pracę:, aby zminimalizować obrażenia od dymu. Za to jesteśmy chwaleni i nagradzani; w związku z tym staliśmy się niezwykle sprawnymi strażakami. Niestety, wygaszanie płomienia niekoniecznie eliminuje przepływ paliwa, który pozwolił wybuchowi ognia. Nasza szybka naprawa rozwiązuje natychmiastowy kryzys, ale dodaje :pracę: lub :pomoc zespołową: do tego procesu. Te nieocenione dodatkowe kroki mogą zamknąć lub odizolować lukę, ale pozostawiają pierwotną przyczynę w stanie nienaruszonym. Band-aids z czasem i pod wpływem stresu spadają, pozostawiając organizację zagrożoną. Ogień powraca i najprawdopodobniej jest, kiedy najmniej możemy sobie na to pozwolić. Aby wyeliminować paliwo, należy wykonać cztery kroki w celu ulepszenia procesu: Mapowanie strumienia wartości, Mapowanie procesów, Definicja pochodzenia luki i Zamknięcie luki. Więcej informacji na stronie www.pinnacleeg.com. Mapowanie procesów Jak eksperci biznesowi rozpoznali już od wielu lat, że zmotywowany pracownik jest produktywnym pracownikiem. Dotyczy to granic międzynarodowych, co wykazały główne badania naukowe. Badania przeprowadzone przez domy badawcze, takie jak Towers Perrin, BlessingWhite i Gallup Consulting, konsekwentnie wykazują silną korelację między poziomem zaangażowania pracowników w organizację a jej zdolnością do osiągania celów biznesowych..
Istnieje wiele czynników organizacyjnych i osobistych, które przyczyniają się do poziomu zaangażowania pracownika. Jedną z potężnych, ale często nieużywanych metod podnoszenia motywacji i efektywności pracowników jest odwzorowywanie procesów biznesowych. Mapowanie procesów polega na identyfikowaniu i przedstawianiu w prostej formie graficznej kroków służących dostarczeniu produktu lub usługi zarówno klientom wewnętrznym, jak i zewnętrznym. Procesy mapowania są główną czynnością we wszystkich inicjatywach dotyczących jakości. I nic dziwnego. Nie możesz ulepszyć tego, czego nie rozumiesz.
Wiele organizacji nadal boryka się ze źle zdefiniowanymi i zakomunikowanymi procesami. To, w jaki sposób przetwarzana jest faktura, rozpatrywane reklamacje klientów lub zatwierdzone rysunki techniczne w wielu organizacjach, zależy bardziej od tego, kto to robi i w jakim dniu tygodnia zostało to zrobione, a nie od rozsądnego uzasadnienia biznesowego. Dzięki temu brakowi przejrzystości procesu i roli, motywacja pracowników zaczyna spadać, gdy osobiste osobowości i polityczne manewry przejmują decyzje.
Co więcej, badania wskazują, że mniej niż 20 procent wad produktu i problemów z usługami wynika z czynników nie będących przypadkiem, takich jak szkodliwi pracownicy, awarie maszyn i słabe surowce. Pozostałe 80 procent lub więcej problemów wynika z systemowych braków związanych z procesami. Tak więc chociaż mapowanie procesów biznesowych jest stosunkowo proste i nie wiąże się z kosztownymi wydatkami kapitałowymi, to przynosi ogromne zyski z efektywności biznesowej i zaangażowania pracowników.
Pomagając firmom, zarówno dużym, jak i małym, w odwzorowaniu ich procesów, odegrałem ważną rolę w popychaniu podwójnych dźwigni do wyjaśniania procesów biznesowych i motywowania pracowników. Poniżej znajdują się kluczowe wskazówki pozwalające zmaksymalizować tę naturalną synergię między definiowaniem procesów a angażowaniem pracowników.
Zaangażuj pracowników, którzy faktycznie wykonują pracę w mapowaniu
Pracownicy wykonujący rzeczywistą pracę są w najlepszej pozycji, aby poznać szczegółowe kroki w każdym procesie. Są również najlepiej zaznajomieni ze wspólnymi blokadami i wąskimi gardłami oraz najważniejszymi kontaktami w organizacji, aby załatwić sprawy. Menedżerowie będą musieli cofnąć się od tego, by być postrzegani jako :eksperci: i dać głos pracownikom pierwszej linii. Tak więc, sięgnijcie do ogromnego bogactwa doświadczeń, które każdego ranka przechodzą przez wasze drzwi i każdego wieczoru wychodzą. Zacznij od jawnego zaproszenia pracowników do przyłączenia się do nowych zespołów mapujących procesy.
Nakłonienie pracowników do odwzorowania ich własnych procesów jest potężnym dopalaczem morale. Poza wzajemnym wyznaczaniem celów, nie ma mocniejszej metody, którą znam, by zaangażować serca i umysły pracowników. Widziałem, jak oczy pracowników podświetlały się podczas sesji informacyjnych, podczas których zaoferowałem im możliwość zidentyfikowania i usunięcia przeszkód na drodze do wykonania świetnej roboty. Większość pracowników jest zmęczona codzienną walką przeciwpożarową, która wiąże się z wieloma zadaniami. Podczas jednej sesji informacyjnej pracownicy byli tak zachwyceni, że wszyscy zgłosili się na ochotnika do zespołu!
Określić cel procesu oraz dane wejściowe i wyjściowe
Tutaj praca zaczyna nabierać nowego znaczenia dla pracowników. Dla każdego procesu poproś zespół ds. Mapowania procesów, aby zapytał, dlaczego jest wykonywany i jakie są oczekiwane wyniki każdego procesu. Pozwala to nie tylko skupić uwagę na usuwaniu działań, które nie mają wartości dodanej, ale także daje pracownikom poczucie celu w życiu zawodowym. Zamiast pracować jako odłączony zestaw bezsensownych działań, pracownicy zaczynają doceniać, że wszystko, co robią, pomaga osiągnąć większy cel. Tak więc Joe Worker nie usuwa już pudełek z jednej półki, aby umieścić je na drugiej. Maksymalizuje wykorzystanie powierzchni magazynowej i skraca czas odbioru, dzięki czemu zespół magazynowy może szybciej i taniej dostarczać widgety swoim klientom.
Następnie poproś każdy zespół o zidentyfikowanie danych wejściowych dla każdego procesu i oczekiwanych wyników. Wykonanie tego wyjaśni im, czego każdy proces potrzebuje, zanim zacznie działać. Wyjaśnia również, co klienci następnego procesu otrzymają, zanim będą mogli zacząć. Na przykład, zgadzając się, że zestaw widgetów nie może się rozpocząć, dopóki nie zostaną dostarczone wkręty łączące, wyeliminuje się wiele nieczynnych prac w toku.
Zidentyfikuj wymagania klienta i dostawcy
Następnie poproś każdy zespół, aby określił dostawców i klientów poszczególnych procesów. Ten krok ma kluczowe znaczenie, ponieważ określa, z kim zespół musi współpracować, aby zmaksymalizować wyniki biznesowe. Jeśli proces nie ma klienta, usuń go, ponieważ nie ma on żadnego użytecznego celu. Każdy pracownik pracujący w procesie powinien obsługiwać klienta wewnętrznego lub klienta zewnętrznego lub jedno i drugie. Każdy zespół powinien następnie zapytać swoich klientów, czego chce od procesu, pod względem jakości, czasu zwrotu itd. Na przykład klienci wewnętrzni zespołu zakupowego mogą wymagać zrealizowania zamówień w ciągu dwóch dni, chyba że zostaną zamówieni na zamówienie.
Odwrotnie, zespół musi wyjaśnić, czego potrzebują ich dostawcy, zarówno wewnętrzni, jak i zewnętrzni, aby skutecznie i wydajnie wykonywać swój proces. Zespół zakupowy może na przykład wymagać od innych działów wypełnienia wszystkich pól Zamówienia przed przesłaniem.
Zobaczenie, w jaki sposób ich lokalne procesy wpisują się w szersze procesy i cele organizacyjne, pozwalają pracownikom zobaczyć :duży obraz:. Dla wielu ludzi jest to niesamowicie wzmacniające i motywujące. Poprzez angażowanie klientów i dostawców oraz branie odpowiedzialności za cały proces, pracownicy, przełożeni i menedżerowie zaczną śpiewać z tego samego hymnu.
Zidentyfikuj właściciela procesu dla każdego procesu
Dla każdego procesu poproś zespół, aby określił jednego właściciela procesu, który jest odpowiedzialny za cały proces. Gdy procesy przepływają przez działy, tak jak postępują wszystkie główne procesy, właściciel procesu musi mieć wystarczające uprawnienia i wiarygodność, aby podejmować decyzje obejmujące te działy. Nie znam skuteczniejszego sposobu demontażu ścian silosu, które budują oddzielające się od siebie działy. Po otwarciu linii komunikacyjnych pracownicy będą czuli się w stanie wykonać pracę wydajniej i efektywniej.
Rozprowadź dokumenty procesowe
Po udokumentowaniu procesów upewnij się, że są one łatwo dostępne dla wszystkich, którzy ich potrzebują. Wszystkie wysiłki twojej organizacji zostaną zmarnowane, jeśli dokumenty zostaną ukryte w czyjejś dolnej szufladzie. Przymocuj je do maszyn operatorskich, umieść je w firmowym intranecie lub umieść je w segregatorze na każdym biurku oficera. Umieść je tam, gdzie ludzie wykonują swoją pracę i upewnij się, że są dokładne, zwięzłe i łatwe do zrozumienia. Przeszkol wszystkich pracowników, jak czytać mapy procesów i aktualizować je. Nowo zmotywowani pracownicy szybko stracą kontakt, jeśli nie będą mogli korzystać z dokumentów.
Zaangażuj się w zarządzanie zarządzaniem i trenuj swoje zespoły
Chociaż mapowanie procesów biznesowych nie będzie kosztować dużo w wydatkach kapitałowych, wymaga to wspólnego wysiłku. Poproś zespół zarządzający o pokazanie widocznego wsparcia i zaangażowania w projekt. Działania w tym zakresie obejmują organizowanie regularnych spotkań z postępami projektu i nagradzanie najbardziej produktywnych zespołów. Zespoły tracą wiarę i energię szybko, jeśli wsparcie zarządzania postrzegane jest jako fragmentaryczne lub niechętnie. Liderzy zespołów będą musieli umieć skutecznie organizować i zarządzać swoim czasem, a także posiadać umiejętności interpersonalne i analityczne. Każda drużyna będzie również potrzebować różnych umiejętności; ludzie, którzy potrafią kreatywnie myśleć, związać zespół i realizować zadania, aby wymienić tylko kilka. Tam, gdzie brakuje tych umiejętności, trzeba się ich nauczyć. Nie pomijaj szkolenia drużyn i ich kierowników. Jest to bardzo mądre zobowiązanie, ponieważ takie zespoły okazały się podatnym gruntem dla rozwoju kolejnej linii liderów.
Użyj jako podstawy do dalszej poprawy
Business Process Reengineering było wielkim hasłem w latach 80. i 90. XX wieku. Wspólnym celem takich prac reorganizacyjnych były radykalne wdrożenia technologiczne, które wymagały znacznie mniej ręcznych kroków w nowych procesach. W tych przypadkach wynikająca z nich bezwzględna redukcja zatrudnienia doprowadziła do dramatycznego pogorszenia się morale pracowników. To, co nie jest tak dobrze rozpoznane, to fakt, że poprzez inżynierię swoich procesów po raz pierwszy organizacje mogą radykalnie poprawić entuzjazm pracowników i wydajność biznesową.
Z początkowego odwzorowania podstawowych procesów organizacji można wiele zyskać. Każdy zespół, z którym współpracowałem, odkrył wiele obszarów wymagających poprawy. Jeden zespół radykalnie zmniejszył częstotliwość występowania utraconych pozycji w ekwipunku, podczas gdy inny znacząco poprawił szybkość przekazywania modułów układów elektronicznych.
Po mapowaniu kluczowych procesów, tworzą one doskonałe zasoby szkoleniowe i wprowadzające. Jednak ich użyteczność nie kończy się na tym. Mapy procesów będą teraz służyć jako uzgodniona podstawa do ciągłego doskonalenia procesów. Zamień swoje zespoły mapowania procesów w zespoły stałego doskonalenia i obserwuj, jak twoi pracownicy pozostają emocjonalnie zaangażowani w organizację i zmotywowani, aby kontynuować pracę nad wspólnym celem organizacyjnym.
© Leslie Allan. Wszelkie prawa zastrzeżone.
Mapowanie procesów