Pisanie listów biznesowych to zapomniana sztuka. Internet uczynił nas leniwymi pisarzami. Za pomocą kilku naciśnięć klawiszy możemy rozpocząć krótki e-mail bez zastanawiania się nad zawartością, a tym mniej formatowaniem. Czy kiedykolwiek sprawdzałeś własne e-maile i odkryłeś błędy ortograficzne, niepełne zdania, błędy formatowania i błędy gramatyczne? Zwykle nie myślimy o tym, jak nasze leniwe pisanie wpływa negatywnie na nasze wiadomości e-mail; inni ludzie przez cały czas wysyłają nam tego samego rodzaju śmieci. Nadal jednak pisanie kiepskich e-maili nie powinno nam wymyślać bycia leniwymi pisarzami przez cały czas, online lub offline.
Jak napisać list biznesowy
Pisanie listów biznesowych może być jedną z najlepszych umiejętności, jakie może posiadać osoba biznesowa, szczególnie w tych czasach, kiedy ma ją niewielu ludzi. Poniższe wskazówki pomogą Ci tworzyć lepsze listy biznesowe. Możesz także dostosować te zasady, aby pisać lepsze biznesowe e-maile, zarówno pod względem formatu, stylu i tonu.
KOMPONENTY I FORMATOWANIE
Wszystkie listy biznesowe składają się z następujących elementów, w następującej kolejności:
Data
Nazwisko i adres odbiorcy
Pozdrowienie
Otwieranie akapitu
Ciało
Zamknięcie akapitu
Zamknięcie
Twoje imię i adres
Styl formatowania określi sposób, w jaki te elementy są umieszczone na stronie. Trzy najpopularniejsze style formatowania to:
BLOK: Każda część litery jest wyrównana do lewej, a tekst jest pojedynczy, z wyjątkiem podwójnych odstępów akapitu.
ZMODYFIKOWANY BLOK: akapity otwarcia, kadru i zamknięcia są wyrównane do lewego i pojedynczego odstępu, ale data, zamknięcie i zwrot grzecznościowy są wyrównane do środka.
SEMI-BLOCK: Dokładnie jak zmodyfikowany blok, z wyjątkiem, że każdy akapit jest wcięty, a nie wyrównany do lewej.
Bez względu na to, jaki styl wybierzesz, musisz również wziąć pod uwagę czcionkę; Twój wybór jest ważny, ponieważ fantazyjne czcionki są czasami nieczytelne. Najczęściej używaną i powszechnie akceptowaną czcionką jest Times New Roman, rozmiar 12. Jest czytelny, profesjonalny i powszechnie używany do listów biznesowych. To nie jest poza zasięgiem możliwości, ale tutaj, skorzystaj z wolności; możesz naprawdę użyć jakiejkolwiek czytelnej czcionki (Arial, Verdana, Helvetica), ale zawsze rozważ to, co chciałby twój odbiorca.
PARAGRAF OTWARTY
Ponieważ głównym punktem listu biznesowego jest chwytanie i utrzymywanie uwagi czytelnika, musisz skupić się na otwarciu, pierwszej (i czasami jedynej) okazji, aby przyciągnąć uwagę odbiorcy. Otwór nadaje ton całej literze, więc musi być tak silny i charakterystyczny, jak to tylko możliwe.
PRZEJDŹ prosto do rzeczy. Twój odbiorca nie potrzebuje mnóstwa niepotrzebnych informacji, zwłaszcza nie z góry. Jeśli nie odnosi się do nich lub je niszczy, po prostu przestaną czytać.
NIE zaczynaj od clich? zwroty takie jak? Piszę, ponieważ ...? lub? W odniesieniu do ...?. To po prostu wydaje się, że nie wiesz od czego zacząć. Prawdziwa wiadomość zacznie się dopiero po tych frazach, więc dlaczego nie wyeliminować niepotrzebnych i niekreatywnych słów?
Używaj silnych, aktywnych czasowników. Utrzymuje to koncentrację na czytelniku i sprawia, że list jest o wiele bardziej interesujący. Na przykład, zamiast pisać, ta oferta jest dla ciebie przedłużana na krótki okres czasu? spróbuj, krótko rozszerzamy tę ofertę dla Ciebie.? Zobacz, o ile jest to łatwiejsze?
NIE PODEJMUJESZ DŁUŻEJ. Utrzymuj krótkie i krótkie otwarcie, korzystaj z najlepszych dostępnych słów i nigdy nie używaj czytnika do pracy w punkcie.
CIAŁO
To jest mięso listu, w którym w pełni wyjaśnisz pomysły wprowadzone w trakcie otwarcia. Łatwo tu stracić rozmach, ale ta część musi być równie mocna jak otwarcie.
Piszę jak rozmawiać. Nie oznacza to korzystania z nieformalnego slangu lub wulgaryzmów, ale dlaczego warto mówić biznesowo, gdy jest to banalne i nudne? Możliwe, że nie jesteś dziewiętnastowiecznym dżentelmenem brytyjskim, więc nie pisz jak jeden! Używaj rozmowy, ale z szacunkiem, tonem i staraj się wyrażać rzeczy w podobny sposób, w jaki je wypowiesz.
NIE stracić punktu. Zapisz dygresje na czatowanie twarzą w twarz. Masz krótki czas na zainteresowanie czytelnika, a zdania off-point będą po prostu dawały czytelnikowi czas na ziewanie i odłożenie listu. Wymień punkty, które powinieneś wykonać przed pisaniem, i trzymaj się ich.
Utrzymuj razem powiązane informacje. Nie przechodź do kolejnego punktu, dopóki nie skończysz ostatniego, i nie poddawaj się chęci rozpraszania tematów przypadkowo. Coś mniej, a będziesz wyglądać na chaotycznego bez żadnego skupienia.
NIE WOLNO pedantycznie. Jasne, fajnie jest pokazać nasze słownictwo, ale to wielkie słowo nie ma sensu, jeśli mniejszy wyraz będzie bardziej skuteczny i czytelny. Odłóż tezaurusa i użyj znajomego języka.
ZAMKNIĘCIE AKAPITU
Ten akapit jest ostatnim ciągiem zdań, które czytelnik zobaczy, więc musi być tak mocny, jak reszta listu.
Rób to krótko. Końcowy akapit może być najkrótszą częścią litery, ponieważ po prostu powtarzasz, w prostym języku, co już napisałeś. Zmień swój punkt i wyloguj się.
NIE wygasaj. Kuszące jest, aby akapit zamykający szybko umarł lub był dokładną repliką innych zdań po prostu dlatego, że już tak ciężko pracowałeś nad resztą. Oprzyj się temu pragnieniu - utrzymuj silne zakończenie i utrzymuj ton swojej konwersacji.
Okaż jasno swoje intencje. Jeśli szukasz odpowiedzi e-mailowej lub spotkania biznesowego, wyjaśnij to. Punkt twojego listu zostanie utracony, jeśli czytelnik nie będzie miał pojęcia, czego od niego oczekujesz lub jak postępować dalej.
NIE Bierzcie się za banity. Unikaj typowego clich? zakończenia takie jak? Dziękuję z góry ...? lub? Nie wahaj się zadzwonić ...?; to kończy list firmowy w słabym tonie. Bądź tak bezpośredni i twórczy, jak to możliwe, nie popadając w typowy język biznesowy.