Od czasu wynalezienia czeku ludzie ciągle wynajdują nowe sposoby przeprowadzania nieuczciwych kontroli. National Check Fraud Center szacuje, że każdego dnia zapisywanych jest 1,4 miliona nieuczciwych czeków, co corocznie kosztuje firmy ponad dziesięć miliardów strat. Nieuczciwi autorzy testów znaleźli przyjaciela w nowych technologiach, takich jak kolorowe kopiarki, skanery wysokiej rozdzielczości i toner magnetyczny lub MICR. MICR oznacza Magnetic Ink Character Recognition i odnosi się do zakodowanej magnetycznie linii na dole każdej kontroli. Tradycyjnie linia ta mogła być wydrukowana wyłącznie za pomocą wysoce wyspecjalizowanego atramentu magnetycznego na prasie offsetowej. Jednak wraz z pojawieniem się tonerów i laserowych drukarek laserowych MICR, każdy z odpowiednim oprogramowaniem, drukarką HP LaserJet i zapasem czeku może wydrukować czek.
Wskazówki, których należy unikać Sprawdź oszustwa
Jako właściciel firmy, ty i twoja firma jesteście podatni na oszustwo; istnieją jednak sposoby, aby się przed tym uchronić. Oto 6 kroków, które Ty i Twoja firma możecie wykonać, by skutecznie bronić się przed oszustwami w czekach.
1. Wydrukować własne czeki? Czas rzeczywisty - główną zaletą drukowania jest bezpieczeństwo. Tradycyjnie firma sprawdza zapasy od firmy takiej jak Harland lub Deluxe i wystawia czeki w pokoju zaopatrzeniowym lub szafie. Te niewykorzystane czeki są kopalnią złota dla jakiejkolwiek nędznej osoby, która je prowadzi - wystarczy, że złapie czek od dołu stosu, usunie go. Najprawdopodobniej nigdy nie dowiesz się, że ostatni czek zaginął co najmniej miesiąc później, a to oznacza, że masz szczęście i regularnie rozliczasz książeczkę czekową i badasz każdą transakcję. Wiemy, ponieważ właśnie to nam się przydarzyło.
W 1993 roku mieliśmy pracownika, który nierozważnie ukradł ostatnią stronę naszej książeczki czekowej. Nigdy nie wiedzieliśmy, że ich nie ma. Nasza Była Pracownica wypełniła je dla siebie i przekazała je jako czeki płacowe u sprzedawcy samochodów używanych. Dostała ten samochód i kilka tygodni później żona mojego partnera zauważyła nietypowe kontrole. Gdyby nie zauważyła problemu, który wie, ile pieniędzy zostanie skradzionych, zanim zrozumiemy to. Krótko mówiąc, bank musiał jeść złe kontrole i nie tracili czasu, upewniając się, że sprawa została ścigana w pełnym zakresie prawa. Mieliśmy szczęście i kosztowało nas to tylko czas. Gdyby pracownik był upoważniony do podpisywania czeków, stracilibyśmy pieniądze.
Drukując własne czeki, dostępne są tylko zapasowe zapasy i kasety z tonerem MICR. Nie ma nic do kradzieży z informacjami o koncie, mają tylko kawałek pustego papieru kontrolnego. Oczywiście nadal jesteś otwarty na nowy rodzaj oszustwa, jeśli ktoś jest w stanie uzyskać dostęp do twojego oprogramowania do drukowania czeków. Upewnij się, że jest on chroniony hasłem, a prawa sieciowe są skonfigurowane tak, aby zwykli użytkownicy nie mogli uzyskać dostępu do katalogu, w którym się znajdują.
Kolejną wielką zaletą drukowania własnych czeków w czasie rzeczywistym jest to, że jeśli przenosisz nasze konta bankowe zmian, nic nie tracisz. Po prostu edytuj swój adres lub numer konta w oprogramowaniu do drukowania czeków i dokonałeś zmiany? Bez marnowania czeków, bez marnowania pieniędzy, bez czekania na nowe kontrole.
2. Kupuj bezpieczne zapasy czeku? Wybierając puste pole wyboru, upewnij się, że w magazynie czeku są załadowane funkcje zabezpieczeń? utrudni to oszustom skopiowanie lub zeskanowanie czeku. Ostatnio Departament Skarbu USA wydał miliony dolarów, dodając funkcje zabezpieczeń do nowo przeprojektowanych banknotów. Wiele z tych samych zabezpieczeń jest teraz dostępnych w magazynie czekowym. Oto niektóre funkcje bezpieczeństwa, które należy sprawdzić w dokumencie kontrolnym:
Pantograf pustki kopiarki? Powoduje to, że słowo VOID pojawia się w tle sprawdzenia podczas kopiowania. Pantograf pustki jest tworzony przez naniesienie precyzyjnego wzoru linii i kropek w tle testu. Druk pantografu jest tak precyzyjny, że VOID nie jest widoczny dla ludzkiego oka, ale po skopiowaniu lub zeskanowaniu pojawiają się one, powodując, że skopiowany czek jest bezużyteczny.
Micro-drukowane obramowanie? Ta sama technologia jest używana w nowej walucie amerykańskiej - powiększ linię graniczną wokół portretu na jednym z nowo zaprojektowanych banknotów amerykańskich, a zobaczysz, że granica, która wydaje się być linią, składa się ze słów. Nawet nowoczesne drukarki o wysokiej rozdzielczości nie mogą reprodukować tego typu.
Czy chemicznie reaktywny papier kontrolny? Powszechnym sposobem na zlikwidowanie czeku jest użycie chemikaliów w celu usunięcia istniejącego pisma, aby zmienić kwotę lub do kogo napisano czek. Chemicznie reaktywny papier kontrolny zmieni kolor, gdy znajdzie się w kontakcie z chemikaliami lub rozpuszczalnikami, dzięki czemu czek nie nadaje się do użytku.
Znak wodny ? Sprawdź papier z prawdziwym znakiem wodnym pojawi się, gdy trzyma się światła. Znak wodny nie będzie widoczny na skopiowanym lub zeskanowanym czeku.
Lista funkcji bezpieczeństwa? Dobry magazyn czekowy zawiera listę zabezpieczeń na odwrocie czeku. Co to jest funkcja bezpieczeństwa, jeśli nikt nie wie, jakie funkcje bezpieczeństwa należy szukać?
3. Pozytywny przekaz plików płatniczych? Doskonałym sposobem na powstrzymanie oszustwa czekowego jest wygenerowanie pozytywnego pliku wynagrodzenia i przesłanie go do swojego banku. Za każdym razem, gdy drukujesz partię czeków, przesyłasz pozytywny plik wypłat z wykazem czeków i ich kwot do banku. Jeśli kwota czeku zostanie zmieniona lub czek zostanie zduplikowany, bank odrzuci go, ponieważ nie pasuje do pliku dodatnich płatności. Dodatnie wynagrodzenie jest dość powszechne w dużych firmach, ale mała firma może nie dysponować zasobami ani oprogramowaniem do tworzenia pliku i przesyłania go. Skontaktuj się z bankiem w sprawie tej usługi.
4. Sprawdź Storage / Access? Jednym z kluczy do unikania oszustw czekowych jest wyeliminowanie, a przynajmniej zmniejszenie dostępu do dokumentów z numerem konta bankowego na ich temat.
Kradzież poczty? Kradzież poczty to bardzo powszechny sposób kradzieży czeków - upewnij się, że twoja poczta wychodząca nie jest pozostawiona w miejscu, w którym ktokolwiek przychodzi i odchodzi, może ją ukraść. Bezpieczna skrzynka pocztowa to prawdopodobnie najlepszy sposób na ochronę poczty.
Sprawdź magazynowanie? Jeśli używasz sprawdzania z nadrukiem, przechowuj czeki w bezpiecznym obszarze pod blokadą i kluczem. Nigdy nie pozostawiaj niezabezpieczonych czeków.
Przechowywanie dokumentów? Oprócz zabezpieczenia czeków, należy zabezpieczyć wszystkie dokumenty zawierające dane bankowe. Zawierają wszystkie dane niezbędne do nieuczciwej kontroli.
Utylizacja dokumentów? Usuwając dokumenty bankowe i karty kredytowe, zniszcz je. Niszczarka to tani i łatwy sposób, aby upewnić się, że jakiś nurek nie kradnie kluczowych informacji, które mogą zostać użyte do stworzenia fałszywych czeków. Używamy usługi niszczenia. Usługa zapewnia zamykanie szafek do przechowywania dokumentów przeznaczonych do rozdrobnienia. Potem raz na dwa tygodnie przychodzi usługa rozdrabniania i faktycznie rozrywa papier na miejscu. Niszczarka ma na plecach masywną niszczarkę, a nasze dokumenty są niszczone, zanim ciężarówka opuści naszą witrynę.
5. Płatność elektroniczna? Jedynym sposobem na całkowite wyeliminowanie oszustw czekowych jest wyeliminowanie czeków. Sprawdź, czy przetwarzanie jest bardzo kosztowne dla banków i nie chcieliby niczego więcej, aby wyeliminować wszystkie kontrole. Wraz z nadejściem EDI (Electronic Data Interchange) wiele dużych firm, takich jak Home Depot, zajmuje się tylko dostawcami, którzy mogą wysyłać faktury i otrzymywać płatności za pośrednictwem EDI. Elektroniczna płatność to z pewnością przyszłość, a osoby prywatne uciekają się do płatności elektronicznych, ale firmy wciąż nie mają czasu na przejście. Większość firm pisze swoje czeki za pomocą oprogramowania płatniczego, w związku z czym nie ma łatwego ani ustandaryzowanego sposobu efektywnego przesyłania płatności drogą elektroniczną. Jednak z czasem oprogramowanie dogoni technologię, a płatności elektroniczne staną się standardem. Płatność elektroniczna jest już dostępna za pośrednictwem QuickBooks i jest tylko kwestią czasu, zanim firmy zastosują tę praktykę do dokonywania płatności.
6. Zwróć uwagę? Możesz wykonać wszystkie powyższe kroki i nadal jakoś uzyskać oszustwo. Zwrócenie uwagi na wyciągi bankowe i karty kredytowe pomoże Ci wcześniej wykryć wszelkie rozbieżności. Im wcześniej problem zostanie wykryty, tym większe prawdopodobieństwo, że złapiesz sprawcę i odzyskasz swoją ciężko zarobioną gotówkę. Jak sprawdzić oszustwo Ten sposób ochrony eliminuje oszustwa; śledzi historię wypłat gotówkowych i usprawnia działalność.
Skanowanie odcisków palców wykrywa powtarzających się przestępców, niezależnie od tego, kogo sprawdzają, próbując zarobić, i uniemożliwia im odzyskanie kolejnego skradzionego czeku.
Śledzi historię klientów, aby ustalić, kto jest sprawcą i złapać ich na gorącym uczynku po raz drugi. Zawiera zdjęcie, dane kontaktowe i historię wypłat czeków. Po zeskanowaniu linii papilarnych sprzedawca może wyświetlić historię.
Jakie są wszystkie zalety tej technologii?
- Pomaga to firmom w odzyskaniu powtarzalnej działalności, ponieważ ich klienci czują się bezpiecznie, wykorzystując je do realizacji czeków. Uczciwi klienci nie mają problemu ze skanowaniem odcisków palców i chętnie pomagają innym.
- Szybkość transakcji obsługi jest zwiększona. Istnieje mniejsza potrzeba dzwonienia do banków lub sprawdzania IDS w celu weryfikacji.
- Zyski są zwiększane w przypadku firm zajmujących się sprawdzaniem gotówki, a zyski te zazwyczaj przynoszą lepsze stawki i tańsze usługi.
- Zmniejsza się potrzeba zaangażowania menedżerów. Twoje czeki są wypłacane z pewnością i łatwością bez ostatecznego zatwierdzenia. Tożsamość klientów jest sprawdzana w systemie, a wszelkie wcześniejsze nietypowe działania zostały odnotowane w systemie.
- Większa łatwość sprawdzania gotówki. Urzędnik uruchamia odciski palców i sprawdza system. Następnie poinformują klienta, czy są zatwierdzeni do realizacji, czy odmówili.
Jak to działa?
1. Klient kładzie palec na skanerze.
2. Informacje i zdjęcia pojawiają się na ekranie.
3. Kontrola przeprowadzana jest za pomocą czytnika czeków w celu zapisania informacji kontrolnych.
4. Klienci sprawdzają historię wypłat pojawia się na ekranie wraz z zaleceniem o zaakceptowaniu czeku.
5. Urzędnik wprowadza kwotę czeku, a opłaty są obliczane automatycznie.
Jest to wielki atut dla branży czeków gotówkowych, ponieważ nie jest to dokument tożsamości, który można zgubić, skradzić lub sfałszować. Firmy wiedzą, kim są ich klienci i mogą z łatwością i gotówką kontrolować swoje rachunki.
Istnieje tabela opłat, którą firma może dostosować, a urzędnicy mogą ją w razie potrzeby zastąpić podczas transakcji.
Sieci sklepów mogą to wykorzystać do podzielenia się z resztą swoich lokalizacji. Pozostaje prywatny w sieci. Te dane mogą być również udostępniane w całym kraju. Istnieje bezpieczna baza danych, która dzieli aktywność złych czeków ze wszystkimi sprzedawcami systemu sprawdzania listy płac.
Inni sprzedawcy są powiadamiani, jeśli ktoś próbuje dokonać innego złego czeku lub ma zaległe przedmioty z jakimkolwiek innym sprzedawcą czeków.
Istnieje również powiadomienie, gdy klient próbuje wypłacić niezwykle wysoką liczbę czeków w krótkim czasie, aby wskazać na możliwe oszustwo.
Są generowane raporty, które dostarczają kupcom zdjęcie i inne informacje związane z tym klientem.
Dzięki tej nowej technologii te, które sprawdzają gotówkę w tych firmach, mogą robić to z taką pewnością, a te, które zostały skradzione w przeszłości, będą wiedzieć, że jeśli ktoś spróbuje wypłacić czeki w jednej z lokalizacji, które mają to oprogramowanie, złodziej być zatrzymanym.
Jest to świetny zasób nie tylko do sprawdzania firm, ale także do konsumentów. Gotówka odpowiedzialnie.