Sposoby, w jakie menedżerowie kreują ten stres, są nieskończone, ale oto niektóre z najczęstszych sposobów.
Niedostatecznie wyszkolony. Podstawową przyczyną, dla której pośrednicy średniego szczebla są nośnikami stresu, jest to, że nie zostali przeszkoleni, aby być skutecznymi menedżerami. Mimo że szkolenia i rozwój w zakresie zarządzania są powszechnie uznane za niezbędne, ponad 80% osób zarządzających w dzisiejszych organizacjach otrzymało nie więcej niż 5 dni szkoleń z zakresu zarządzania. Kuszące jest sądzić, że ta statystyka jest stronnicza z powodu niedociągnięć starszych menedżerów, ale tak nie jest. Większość młodszych menedżerów nie otrzymała więcej. Nic dziwnego, że większość menedżerów nie wie, jak skutecznie zarządzać. Powoduje to, że menedżer zachowuje się w sposób, który jest z natury wadliwy, a zatem bardzo prawdopodobne, że spowoduje wzrost poziomu stresu u osób dotkniętych przez ich działania.
Tony Robbins: Jak radzić sobie ze stresem i depresją - #MentorMeTony
Wdrażanie planów operacyjnych. Menedżer niosący stres: nie będzie znał strategii i celów na poziomie przedsiębiorstwa; wdrażać lokalne, operacyjne plany bez względu na cele wyższego poziomu; nie angażować kluczowych osób i zespołów w proces planowania; nie równoważą ryzyka przed pożądanymi rezultatami; nie budować w odpowiedni sposób elastyczności planów; nie zapewniać osobom i zespołom niezbędnego szkolenia i zasobów; nie monitoruj i nie dostosowuj planu na bieżąco. Czy plany się powiodą? Nie. Czy poziom stresu wzrośnie? tak.
Zachęcanie do innowacji. Dobrzy menedżerowie zachęcają do kreatywności i innowacji poprzez: promowanie kultury ciągłego doskonalenia; motywowanie osób i zespołów do identyfikowania ulepszeń istniejących procesów; pozytywnie reagować na pomysły ze strony zespołów i osób; omawianie sposobów wprowadzania ulepszeń lub nowych metod; promowanie uzgodnionych zmian w kierownictwie wyższego szczebla; upewnij się, że twórcy zmian otrzymują uznanie. Biedni menedżerowie nie robią takich rzeczy. W wyniku tego wzrasta niezadowolenie i niechęć, a jednostki i zespoły czują się bezwartościowe. Czy poziom stresu wzrośnie? tak.
Zarządzanie warunkami bezpieczeństwa i higieny pracy. Główną przyczyną stresu w miejscu pracy jest stan miejsca pracy, w którym ludzie pracują. Może to obejmować takie kwestie, jak temperatura, poziomy bezpieczeństwa, przestrzeń osobista, jakość powietrza, czystość, dostęp do wyjść awaryjnych i tak dalej. Sumienny menedżer, świadomy wysokiego priorytetu, że zdrowie i bezpieczeństwo powinno być udzielane, zapewnia, że: są świadomi swoich osobistych obowiązków dotyczących zdrowia i bezpieczeństwa w swoich obszarach odpowiedzialności; polityka bezpieczeństwa i higieny pracy jest jasno przekazywana wszystkim odpowiednim pracownikom; każda osoba jest świadoma i wyszkolona do wykonywania swoich indywidualnych obowiązków w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa; istnieją systemy identyfikacji, raportowania i usuwania zagrożeń; wystarczające środki są przeznaczone na zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy; istnieje skuteczny proces monitorowania i przeglądu. Kiedy menedżer nie traktuje poważnie kwestii zdrowia i bezpieczeństwa, warunki ulegają pogorszeniu i stają się niebezpieczne, zdrowie pracowników ulegnie zniszczeniu i dojdzie do wypadków. Poziom stresu wzrośnie, a odwrotnie, ryzyko chorób i wypadków wzrośnie proporcjonalnie, ponieważ osoby stają się mniej pewne siebie, bardziej rozproszone i potencjalnie chore, ze względu na negatywny wpływ stresu.
Zarządzanie procesami operacyjnymi. Podstawową działalnością dla menedżerów średniego szczebla jest zarządzanie procesami operacyjnymi, procesami biznesowymi. Menedżer niosący stres wykonuje to nieefektywnie przez: nie dostosowywanie procesów w taki sposób, aby uzyskać pożądane wyniki; nie zapewnia, że niezbędne zasoby są przydzielane do każdej części procesu; nie dostarczanie wystarczających informacji osobom i zespołom prowadzącym działalność; nie definiowanie obowiązków; nie wdrażanie systemu monitorowania i kontroli; nie podejmowanie odpowiednich działań korygujących w przypadku niepowodzenia procesu. W przypadku zespołów i osób wykonujących działalność operacyjną, wynikiem jest brak informacji, niejasne cele, niejasne role i obowiązki, konflikt i frustracja. Bezpośrednim skutkiem tych efektów będzie wzrost poziomu stresu.
Rozwijanie pozytywnych relacji roboczych. Skuteczni menedżerowie będą ciężko i nieustannie pracować nad rozwojem i utrzymaniem pozytywnych, produktywnych relacji z kolegami i innymi interesariuszami. Wymaga to od menedżera: identyfikacji współpracowników i innych interesariuszy, takich jak wewnętrzni i zewnętrzni dostawcy i klienci; nawiązywać pozytywne relacje robocze z odpowiednimi ludźmi; szanować wiedzę, umiejętności, role i obowiązki innych osób; dostarczać kolegom i interesariuszom potrzebnych informacji; konsultować się z kolegami i zainteresowanymi stronami, aby poznać ich priorytety i potrzeby; zachowywać się etycznie wobec kolegów i interesariuszy; monitoruj i przeglądaj stan tych relacji. Czy zarządzający stresem zachowują się w ten sposób? Nie. Czy ich zachowanie spowoduje uszkodzenie tych relacji? tak.
Zarządzanie zmianami. Ilość i tempo zmian jest często obwiniane za wzrost negatywnych poziomów stresu w miejscu pracy. Ta percepcja kryje prawdziwy problem, który menedżerowie nie są w stanie skutecznie wdrożyć lub odpowiedzieć na zmiany. Zmianą można zarządzać w sposób, który minimalizuje zakłócenia, unika konfliktów, zmniejsza opór i prowadzi do tego, aby zmiana była mile widziana, przynajmniej przez większość. Istnieją oczywiście radykalne zmiany, które powodują cierpienie niektórych osób, na przykład gdy konieczne są zwolnienia. Takie zmiany i wpływ, jaki mają, są poza kontrolą kierownika średniego szczebla. Menedżer powinien jednak stosować podejście do zmian, które w większości przypadków spowoduje, że zmiana stanie się relatywnie bezstresowa. Podejście to obejmuje: ocenę wpływu proponowanej zmiany i przygotowanie się na ten wpływ; informowanie wszystkich osób i zespołów o zbliżających się zmianach i ich przyczynach; jasne określenie celów zmiany; zapewnienie, że zmiany dokonywane na poziomie lokalnym uwzględniają lokalne okoliczności, gdy tylko jest to możliwe; upewnienie się, że jednostki jasno określają swoje role i obowiązki w odniesieniu do zmiany; udzielanie wsparcia ludziom, którzy przechodzą proces zmiany; informować ludzi o postępach; zachęcanie do dyskusji i debaty na temat potencjalnych i obecnych zmian. Menedżerowie, którzy nie przyjmą takiego podejścia, stwierdzą, że zmiana jest polem bitwy, pojawi się opór i konflikt, lub w najlepszym wypadku będzie niezadowolona reakcja na zmianę. Cele zmiany nie zostaną osiągnięte. W trakcie procesu poziomy stresu wzrosną i będą trudne do obniżenia.
Zarządzanie osobistym rozwojem zawodowym. Skuteczni menedżerowie stosują koncepcję ciągłego rozwoju osobistego i zawodowego i praktykują ją konsekwentnie i entuzjastycznie. Robią to poprzez: regularne prognozowanie umiejętności, wiedzy, kwalifikacji, będą musiały nadal skutecznie zarządzać i rozwijać karierę; określenie sposobów zdobywania dalszej wiedzy, umiejętności, kwalifikacji; przygotowywanie i realizacja planów rozwoju osobistego i zawodowego; uzyskiwanie regularnych informacji zwrotnych na temat ich wyników od innych; dumni ze swoich osiągnięć w tej dziedzinie. Nieskuteczni menedżerowie nie wykonują żadnej z nich ani, w najlepszym przypadku, nie deklarują spełnienia wymogów organizacyjnych, podejmując minimalną lub niewłaściwą działalność rozwojową. Nadal brakuje im wiedzy, niewykwalifikowanej w kluczowych obszarach zarządzania, nieświadomych aktualnych najlepszych praktyk, a zatem nadal nieefektywnie zarządza. W rezultacie inni nadal cierpią z powodu stresu spowodowanego działaniami menedżera.
Nie ma wątpliwości, że większość stresu w miejscu pracy jest spowodowana przez menedżerów. Kierownicy są dosłownie do zarządzania. Menedżerowie są odpowiedzialni za zapewnienie, że miejsce pracy wokół nich jest bezpieczne, zdrowe, zorganizowane, zaopatrzone w zasoby i osiągające wyznaczone cele. Aby to osiągnąć, menedżer musi utrzymywać i stale poprawiać poziom motywacji, morale, standardy jakości, wydajność i możliwości osób i zespołów. Menedżerowie, którzy nie są w stanie zarządzać w ten sposób, będą powodować problemy, zamieszanie, niezgodę, nieporozumienia, konflikty, rozczarowanie, frustrację, złość, wyższy poziom absencji chorobowej i rotację personelu. To z kolei oznacza, że będą nadal generować stres w miejscu pracy, a osoby i zespoły, którymi zarządzają, będą nadal cierpieć z powodu negatywnych skutków tego stresu. Wiadomość jest jasna. Aby zmniejszyć negatywne stresy w miejscu pracy, konieczne jest posiadanie menedżerów, którzy są przeszkoleni w zakresie zarządzania i którzy zarządzają starannie i kompetentnie. Tak, będą momenty, w których zwiększony stres jest nieunikniony, ale okresy te powinny być generowane tylko przez szczytowe i dolne momenty działalności organizacji, a nie przez działania pojedynczego menedżera. Dopóki menedżerowie nie będą wiedzieć, jak skutecznie zarządzać, zarządzanie stresem pozostanie ważnym punktem programu. Ludzie będą spędzać coraz więcej wysiłku i energii na mechanizmach radzenia sobie. Kosztem dla organizacji będzie wyższy poziom obrotów i nieobecności oraz koszt złej wydajności. Prawdziwy problem, przyczyna stresu, pozostanie.