Jak wszyscy wiemy, nasze skrzynki odbiorcze zmieniły się w nowoczesne systemy archiwizacji - i tak jak w dawnych czasach, mogą one stać się chaotyczne i natychmiastowe. Podejmowane są próby kontrolowania niezdyscyplinowanych skrzynek odbiorczych, ale w większości przypadków wiadomości są wrzucane do folderów, które działają jak catch alls na wszystko (niezorganizowane połączenia niekoherentnego bałaganu - dzięki Bogu za zaawansowane wyszukiwanie!).
Pomyśl o korzyściach, jakie dla Ciebie znaczy zorganizowany, logiczny system archiwizacji: odnoszenie się do otrzymywanych e-maili, wyszukiwanie i przeglądanie załączników, zmniejszanie czasu przewijania, a jeśli potrzebujesz kogoś, aby wejść i czegoś szukać, możesz będzie w stanie wskazać je w odpowiednim folderze, zamiast przeszukiwać wszystkie wiadomości e-mail.
Porady dotyczące produktywności - jak zorganizować swój E-MAIL-Uruchomienie &; Zarabiać
Teraz, gdy chcesz zmienić swoje niezorganizowane skrzynki odbiorcze, oto kilka wskazówek, które pomogą Ci w drodze.
Skrzynka odbiorcza: Twoja skrzynka odbiorcza powinna być po prostu skrzynką odbiorczą, a nie stałym folderem. Nawet jeśli masz skrzynkę odbiorczą :misc:, utrzymuj skrzynkę odbiorczą w czystości i porządku. Jeśli otrzymujesz e-maile na temat, z którym masz do czynienia i nie jesteś gotowy, aby przenieść je do bardziej stałego folderu, utwórz folder :2do: poza skrzynką odbiorczą, skąd wiadomości grupowe do podfolderów.
To świetny sposób na uporządkowanie i łatwe sprawdzenie, co musisz zrobić.
Jak z niego korzystać: Po otrzymaniu wiadomości e-mail dotyczącej bieżącego lub nadchodzącego zadania utwórz folder w folderze :2do: z nazwą związaną z tym zadaniem lub klientem. Przenieś wiadomość e-mail do tego folderu, utwórz przypomnienie lub spotkanie, jeśli to konieczne, i -voilà! - masz zorganizowaną skrzynkę odbiorczą. Gdy otrzymasz więcej wiadomości e-mail związanych z tym zadaniem, mogą teraz przejść bezpośrednio do utworzonego podfolderu. Po wykonaniu tego zadania możesz z łatwością przenieść całą zawartość do stałego folderu twojego oznaczenia. Kluczem jest trzymanie się na nim, a gdy skończysz z podfolderem na liście folderów :2do:, usuń go lub przenieś. Utrzymywanie folderów po zakończeniu zadania utrudni organizację i doda do Twojego elektronicznego bałaganu.
Ta metoda pozwoli ci na łatwe wizualne odwołanie się do pracy, która musi zostać wykonana, a nawet jeśli niektóre zadania są na razie :odkładane na półkę:, nadal możesz je zobaczyć i zachować świeżość w pamięci. Gdy będziesz w stanie skoncentrować się na e-mailach, które dopiero wchodzą, będziesz mógł skupić się bardziej na swojej firmie, a mniej na bałaganie..
Podfoldery: nie bój się używać podfolderów, nawet podfolderów w podfolderach. Umieszczanie elementów w grupach logicznych jest kluczem do uporządkowania plików.
Sposób użycia: Na przykład - możesz mieć wielu klientów i kilka różnych firm, w których pracujesz, a każdy klient / firma będzie miał wiele zadań, projektów, instrukcji itd. W skrzynce odbiorczej utwórz plik każda firma, pod firmą, tworzy folder dla każdego klienta, a pod każdym klientem tworzy foldery dla liczby różnych zadań, które wykonujesz.
Posiadanie miejsca na umieszczanie wiadomości w miarę ich pojawiania się jest kluczem do pozostania na szczycie zadań i wiadomości. Skrzynki odbiorcze mają bardzo szybki i przytłaczający sposób działania, dzięki czemu te kroki pomogą kontrolować nieestetyczny bałagan i jako bonus utrzymasz porządek w procesie.