Czy jesteś sfrustrowany swoją przestrzenią biurową? Czy polujesz na długopis za każdym razem, gdy go odkładasz? Czy wyszukiwanie dokumentów jest wydarzeniem trwającym pół dnia? Czy twój papier jest ułożony chronologicznie - przesuwając się w dół stosu do :jednego tygodnia temu: i nie mogąc wyrwać się :cztery miesiące temu: z obawy przed katastrofą papieru powodziowego?
Każde biuro zajmuje się nadmiarem papieru, a także małym lub dużym, Twoja firma cierpi, gdy nie pracujesz w zorganizowanej przestrzeni.
Więc, jak usunąć bałagan i uzyskać kontrolę?
Jak organizować pliki Office (część 1 z 9 serii Home Office Organization)
PRZESTRZEŃ JEST NIEZBĘDNA
Największym problemem związanym z pobytem w biurze jest to, że ludzie tworzą system i nie dają sobie wystarczająco dużo miejsca na rozwój.
Jeśli przez większą część dnia sprzątasz szufladę i wymieniasz przedmioty w uporządkowane, oznaczone pliki, ale nie możesz wycisnąć jednej dodatkowej kartki papieru, zmarnowałeś swój czas, a niepasowane papiery znów wzrosną.
Upewnij się, że przy wdrażaniu systemu masz co najmniej od jednej czwartej do jednej trzeciej (więcej jeśli to możliwe) pokoju rosnącego. W pewnym momencie może zajść potrzeba zmiany, ale dodatkowe miejsce zachęci do nadążenia za organizacją.
Dotyczy to również takich elementów, jak rysunki architektoniczne lub inne produkty lub dokumenty, które można gromadzić.
Odłóż czas na pozbycie się niepotrzebnych dokumentów. Zapewni to nie tylko więcej miejsca, ale pozwoli zaoszczędzić czas, który w innym przypadku zostałby zmarnowany, przeglądając bezwartościową papierkową robotę.
PROSTY SYSTEM SKŁADOWANIA
Do tej pory odkryliśmy kilka interesujących faktów na temat dokumentów, biur, organizacji i warunków. Możesz zdecydować, że poniższe informacje są jeszcze bardziej interesujące.
Nie spraw, aby system był zbyt skomplikowany lub trudno będzie go wykonać. Kodowanie kolorami może być najłatwiejsze, jeśli nie masz zbyt wielu kategorii. Jest to skuteczne w przypadku systemów, które wymagają jedynie :dochodu:, :wydatków:, :projektów:, :korespondencji: lub czegoś podobnego.
W przypadku archiwizacji dużych grup klientów, projektów lub faktur należy użyć jednej szuflady dla każdej grupy powiązanych plików. Wysoką szafkę na dokumenty można nawet podzielić na alfabetyczne lub chronologiczne systemy.
W przypadku przedmiotów, do których odwołujesz się codziennie, a nawet co godzinę, możesz rozważyć umieszczenie tablicy ogłoszeń przy biurku. To świetny pomysł na listy numerów telefonów, listy zadań i kalendarze spotkań.
KONSERWACJA
System archiwizacji jest tak dobry, jak utrzymanie. Być może łatwiej będzie mieć mały system plików znajdujący się na biurku lub w jego pobliżu, a codzienne lub cotygodniowe przesyłanie przedmiotów do ich stałego domu.
Działa to również w przypadku przedmiotów, które potrzebujesz pod ręką, takich jak aktualne informacje o projekcie lub cenniki itp.
STYL PRZECHOWYWANIA
Zastanów się, czy możesz realistycznie utrzymywać system archiwizacji. Być może lepiej okażą się pudełka oznaczone etykietą (zwłaszcza jeśli masz tendencję do układania papierów). Kluczem jest znalezienie czegoś, co będzie Ci wygodnie utrzymywać. Jeśli dokumenty zostaną posortowane i od czasu do czasu oczyszczone, twój system będzie działał.
WSZYSTKO POTRZEBUJE DOMU
Wszystko MUSI być przypisane do domu. Dając każdemu przedmiotowi miejsce, w którym nie stracisz długopisów, telefonów komórkowych, okularów i tak dalej. Nie tłoczyj przedmiotów, bo staniesz się sfrustrowany. Rozpoznaj, że wszystkie twoje wysiłki pomogą Ci efektywniej prowadzić działalność, a tym samym produktywnie. Nagradzaj siebie za utrzymanie działania systemu!
Znajomość wystarczających informacji na temat dokumentów, biur, organizacji, warunków, aby dokonać solidnych, świadomych wyborów, obniża czynnik strachu. Jeśli zastosujesz to, czego właśnie dowiedziałeś się o dokumentach terminowych, urzędzie, organizowaniu, warunkach, nie powinieneś się martwić. Jak zorganizować biuro Najważniejszą cechą doskonałego projektu biurowego jest funkcjonalność. Ale często nasze biura są pełne wielu maszyn biurowych, materiałów, papierów i sprzętu, dla których nasze małe biura są całkowicie niefunkcjonalne.
Miejsce pracy powinno być takie, aby czuł się tak dobrze, jak w domu. Jeśli twoje biuro nie jest to, musisz ponownie zorganizować swoje biuro. Poniżej przedstawiamy kilka pomysłów, które poprowadzą Cię przez proces organizowania pięknego biura i pomogą ulepszyć Twój projekt biura:
Wyczyść ścieżki:
Utrzymuj ścieżki swojego biura absolutnie jasne, aby można było poruszać się bez przeszkód na ich drodze.
Pulpit powinien zostać wyczyszczony:
Twoje biurko odzwierciedlałoby Twoją osobowość. Podczas organizowania swojego biura powinieneś zajrzeć do swojego biura i podjąć decyzję o tym, co powinieneś na ten temat zachować. Niewiele ważnych rzeczy, takich jak komputer, telefon i eksponat, należy przechowywać tylko na pulpicie. Inne rzeczy, takie jak pół zjedzony pączek i stos papierów sprawiają, że wygląd pulpitu jest brzydki. Odrapany wygląd dałby złe sygnały dla odwiedzających.
Tace i Caddy';s należy przynieść i wykorzystać do zorganizowania swojego biurka i szuflad:
Sprzedawcy detaliczni i sklepy z artykułami biurowymi zawierają wszystkie rodzaje plastikowych pojemników i tacek, które idealnie pasują do szuflady biurka. Powinny być używane do aranżacji materiałów biurowych.
Zaktualizuj swoje środowisko:
Niewielkie zmiany w rozmieszczeniu mebli biurowych co kilka dni zapewniłyby świeży wygląd biura. To
Zdejmij to ze swojego biurka:
Zorganizuj swoje biuro, umieszczając podstawowe artykuły biurowe na oddzielnej przestrzeni. Dla np. drukarkę lub kopiarkę należy umieścić na stojaku drukarki. Zbyt wiele książek powinno być umieszczonych na półce z książkami.
Oczy należy odpoczywać, umieszczając coś atrakcyjnego:
Coś, co wygląda na takie, jak obraz, plakat, druk lub kwitnąca roślina, powinno być umieszczone w twoim
projekt biurowy, który może dobrze działać w żywieniu Twojego ducha.
Przekaż swojemu odnowionemu biuru test zasięgu:
Rozmieść swoje biurko w taki sposób, aby wszystko, czego potrzebujesz na co dzień, było przydatne. Powinien być zaprojektowany tak, aby wszystko było w twoim zasięgu.
Należy zorganizować centrum recyklingu:
Materiały takie jak plastikowe butelki, karton, papier itp. Wyrzucane w naszych biurach nadają się do recyklingu. Dlatego skonfiguruj centrum recyklingu w swoim biurze.
W ten sposób, stosując powyższe pomysły w biurze, możesz uporządkować swoje biuro i ulepszyć projektowanie biura w lepszy i łatwiejszy sposób.