Listy skargi mogą być delikatnym pismem. Zrobione z odrobiną szacunku dla profesjonalnej prezentacji, najprawdopodobniej wywołają jedynie reakcję obronną lub lekceważącą. Zamiast wywoływania pozytywnych działań ze strony osób otrzymujących pismo, jest bardziej prawdopodobne, że skarga zostanie zignorowana, a nawet niezadowolona.
Spokój jest operatywnym słowem podczas pisania listu reklamacyjnego. Niezależnie od tego, czy piszesz to do swojego operatora telewizji kablowej, dyrektora biura lub stowarzyszenia sąsiedzkiego, zły list jest mniej skuteczny, aby uzyskać to, co chcesz, niż jedno napisane jasno, zwięźle i z ważnymi punktami.
REKLAMA LIST
Rozpocznij pozytywnie
Należy pamiętać, że firmy i większość ludzi woli współistnieć w sposób pokojowy, zamiast angażować się w spory i kłótnie. Wiedz, że druga strona prawdopodobnie nie będzie chciała nic więcej, jak tylko wyjaśnić kwestie tak samo jak ty.
Pisz czytelnie
Zamiast pisać, gdy jesteś gorący pod kołnierzem, pozwól emocjom przejść przed skomponowaniem listu. Kiedy to zrobisz, wyraź swoje punkty. Zarysuj swoje żale na liście, jeśli potrafisz to uczynić tak jednoznacznym, jak to tylko możliwe. Użyj angielskiego oprogramowania gramatycznego, aby upewnić się, że słowa są wyrażone poprawnie, aby uniknąć nieporozumień.
Trzymaj się tematu pod ręką
Wiele osób popełnia błąd rozprawiając się o niepowiązanych tematach podczas pisania listów skargi. Im węższy jest twój problem, tym szybciej druga strona może zidentyfikować problem z jego strony i opracować dla niego rozwiązanie.
Kontynuacja
Bądź cierpliwy. Jeśli masz do czynienia z problematyczną firmą, istnieje duża szansa, że otrzymują codziennie dziesiątki takich samych skarg. Zaczekaj tydzień (jeśli problem może czekać tak długo) na odpowiedź i kontynuuj z inną listą, jeśli jej nie otrzymasz.
Pisemna komunikacja jest ważna
Po pierwsze, dokumenty pisane są łatwiejsze do zrozumienia niż instrukcje słowne, które mogą prowadzić do pewnego nieporozumienia. Po drugie, pisane dokumenty i listy dają ci coś, na co możesz się powrócić, na wypadek, gdyby były rzeczy, które chcesz wyjaśnić. Wreszcie, pozwala ci mieć udokumentowany zapis komunikacji, który możesz sprawdzić za każdym razem, gdy ktoś musi zostać pociągnięty do odpowiedzialności, gdy coś pójdzie nie tak.
Nie zapomnij podać wystarczających informacji, aby umożliwić drugiej osobie zrobienie zdjęcia sytuacji lub wykonanie potrzebnych działań. Prosta instrukcja, jak? Możesz zaplanować spotkanie dla mnie? rzadko jest wystarczająca. Kto będzie na spotkaniu? Kiedy chcesz to zatrzymać? O czym będzie spotkanie?
Jeśli chcesz, aby Twój list był wystarczający, aby Twoi kontrahenci mogli zrealizować zamówienia lub zrozumieć Twoją wiadomość, musisz podać wszystkie istotne informacje. Przewidywanie, jakie rzeczy będą musiały wiedzieć, aby wykonać to zadanie, będzie musiało być częścią twojej pracy. W przeciwnym razie po prostu wrócą z e-mailem z prośbą o wyjaśnienia, co naprawdę nie oszczędza czasu.
Dodatkowo upewnij się, że instrukcje są jasne. Przeprowadź przez gramatykę i sprawdzanie pisowni, aby upewnić się, że twoje zdania nie są ani mylące, ani zawierają niepełnych myśli. Wyobraź sobie siebie w miejscu swoich kontrahentów. Czy zrozumiałbyś informacje i instrukcje oparte na tym, co napisałeś do tej pory?