Co się stało? Istniała ogromna ilość danych, które można było wyszukać, dobrze zorganizować i łatwo uzyskać do nich dostęp. Był tylko jeden problem. Napis był nieczytelny. Żargon. Skróty, których klienci nigdy by nie zrozumieli. Brak wyjaśnienia. Ogólnie rzecz biorąc, miałeś poczucie, że kierownicy projektu: a) nie wiedzieli, jak komunikować się z klientami lub b) jeszcze gorzej, nie obchodziło ich to.
Dlaczego to był problem? Czy techniczni specjaliści wszelkiego rodzaju, w tym inżynierowie, nie powinni zawsze pamiętać o kliencie? Oczywiście. Jednak ideał nie zawsze pasuje do rzeczywistości.
Jak napisać świetny esej | Wielkie kursy
Inżynier lub inny specjalista techniczny może pochwalić się rozwiązywaniem problemów, robieniem rzeczy. Przebijają się przez wyzwania i pokonują je. Współpracując ze swoimi kolegami, znajdują rozwiązania i osiągają wyniki dla swoich klientów.
Ale ile czasu spędzają na myśleniu o tym, jak komunikują się ze swoimi klientami?
Wewnątrz twojej firmy, mamy nadzieję, że to doskonała komunikacja i praca zespołowa. Z mojego doświadczenia wynika, że tak nie jest w wielu firmach. Eksperci z różnych dziedzin często pozostają w silosach, oddzieleni od innych. Jednak przynajmniej techniczni specjaliści mówią podobnymi :językami:. A ten język jest często bardzo odmienny niż ten, który rozumie twój klient.
Jak więc poprawić umiejętności pisania, aby komunikować się jasno nie tylko z pracownikami firmy, ale także z klientami? Oto 10 wskazówek.
1. Uprzejmie pisz priorytet. Bez poświęcenia uwagi - i czasu - na samym początku, nie masz powodu, aby czytać dalej. Zrozum, że jasne pisanie może wymagać trochę więcej czasu i myśli. Rozumiem również, że wyraźne pisanie pomaga w ostatecznym rozrachunku. Dobre pisanie to dobry interes.
2. Poznaj swoich odbiorców. Pamiętaj, kto będzie czytał twoją notatkę. Może się to wydawać nieobliczalne, ale moja głowa wciąż boli, gdy pamiętam niektóre z przedmiotów, które klienci musieli przeczytać na stronie grupy IT. Jeśli nie znasz preferencji czytelnika, który jest problemem sam w sobie, pamiętaj o długości. Nie jest nieprofesjonalne, aby zapytać klienta, w jaki sposób i kiedy chcą uzyskać informacje - szczegółowe lub nieszczegółowe, codziennie lub co tydzień itp..
3. Pomyśl zanim napiszesz. Zestawienie tego, co chcesz przekazać, uprości proces pisania, a czytelnik doceni Twoją jasność.
4. Unikaj żargonu. Twój zawód może często używać terminów, które są częścią twojego codziennego języka. Nie zakładaj, że twoi klienci używają tej samej terminologii. Używaj popularnych, nietechnicznych słów. Jeśli musisz uzyskać pomoc techniczną, wyjaśnij, wyjaśnij, wyjaśnij.
5. Unikaj akronimów, które są częścią twojego projektu lub procesów biznesowych. Twoja firma może potrzebować sporządzić Oświadczenie o pracy lub SOW przed podaniem szacunków kosztów. Unikaj biurokratycznych warunków i po prostu napisz, że firma ocenia wymagania, jakich może wymagać projekt. Nigdy nie pisz, że dostarczysz odpowiedź przez COB (zamknięcie biznesu), szczególnie w świecie, w którym biznes nigdy się nie zatrzymuje.
6. Chociaż wszystkie szczegóły są ważne, skup się na tych, które mają znaczenie. Nie toną w nich czytelnika.
7. Używaj prostego języka angielskiego i unikaj pułapki zamiany rzeczowników na czasowniki. Dźwignia i wysiłek, tylko na początek, są czasownikami, które są często nadużywane.
8. Jeśli to możliwe, wybierz porę dnia, kiedy jesteś mniej rozkojarzony lub przerywany w pisaniu. Koniec dnia prawdopodobnie nie jest najlepszym czasem, ponieważ bardziej prawdopodobne jest pośpiechowanie lub nie poświęcenie tematu tak dużej ilości myśli lub czasu.
9. Jeśli masz czas, przytrzymaj swój tekst przed wysłaniem. Drugi odczyt w późniejszym czasie może powodować błędy lub daje możliwość wprowadzania poprawek.
10. Ćwicz, ćwicz, ćwicz. Efektywne pisanie przychodzi z czasem i wykonaniem. Im więcej ćwiczysz dobre pisanie, tym lepiej się staniesz.
Powodzenia!