ERP to termin, który jest powszechnie używany, ale prawdopodobnie nie jest dobrze zrozumiany. Oznacza on planowanie zasobów przedsiębiorstwa i chociaż początkowo był skierowany do firm produkcyjnych, obecnie obejmuje każdy produkt, który może być używany w przedsiębiorstwie. Efektywnie wdrożone systemy ERP umożliwiają firmom rozbicie tradycyjnych silosów organizacyjnych, zastępując je ściśle zintegrowaną strukturą poziomą, w której strategia, struktura organizacyjna, proces i technologia są ściśle powiązane. Aplikacje mogą obejmować finanse, dystrybucję, produkcję, zasoby ludzkie, płace i koszty projektu.
Skuteczne wdrożenie ERP - złożoność a prostota
Istnieje wiele nieporozumień między systemem księgowym a ERP. W przeszłości system księgowy był ograniczony do samych finansów, ale to się zmieniło w ciągu ostatnich kilku lat i obecnie trudno jest odróżnić system księgowy od systemu ERP. Różnica między nimi jest kwestią stopnia, jak widać na poniższym wykresie.
Kryteria
Księgowość SystemERP
W całej firmieMaybeTak
ScalablePartially Tak
OpłatyPrzejście do Średniej Wysokości
Stosunek opłat za wdrożenie: licencja 1
Możliwości dostosowywaniaDependsExtensive
FunkcjonalnośćDependsExtensive
Platforma technologicznaSingleMultiple
Analiza
Zacznij od zrozumienia Krytycznych Czynników Sukcesu (CSF)
CSF są zdefiniowane jako te rzeczy, które musisz zrobić dobrze, aby odnieść sukces. Możesz użyć CSF jako sposobu na ustalenie, czy wymaganie jest naprawdę krytyczne. Jeśli wymagania nie można odwzorować bezpośrednio na CSF, nie jest to krytyczne.
Określ pomiary sukcesu
Przed rozpoczęciem jakiegokolwiek projektu powinieneś wiedzieć, jak mierzyć sukces w zakresie oszczędzania pieniędzy poprzez usprawnianie operacji, zwiększanie przychodów, zwiększanie udziału w rynku ... Pomiary sukcesu działają jako motywator dla pracowników podczas wdrażania, pomagają utrzymać projekt na dobrej drodze i skupić wysiłek na osiągnięciu ważnych celów biznesowych.
Zrozum istniejący proces biznesowy i szukaj możliwości usprawnienia procesów biznesowych
Dopóki nie zrozumiesz istniejącego procesu biznesowego, nie jesteś gotowy. Pracownicy mogą nie wiedzieć, że to, co robią, jest nietypowe. Podwiń rękawy i porozmawiaj z ludźmi, którzy wykonują pracę. Pamiętaj, że diabeł tkwi w szczegółach. Po drodze wartość dodana może wskazywać sposoby poprawy procesu biznesowego.
Nie twórz dwuznacznych definicji wymagań
Im bardziej niejednoznaczny jest wymóg, tym więcej interpretacji, czy dany sprzedawca spełnia wymóg. Musisz być precyzyjny, abyś mógł porównać jabłka z jabłkami.
Nie trać czasu na podstawową funkcjonalność
Systemy dojrzewają do punktu, w którym podstawy są dobrze wykonane. Skoncentruj się tylko na wymaganiach, które są unikalne lub mogą się różnić w zależności od dostawcy.
Zarządzaj zasięgiem, budżetem i harmonogramem
Zarządzanie projektem jest kluczowym czynnikiem w przewidywaniu sukcesu każdego projektu. Zarządzanie projektem obejmuje zarządzanie zakresem, budżetem i harmonogramem. Zamiast używać szkoły ciężkich uderzeń, powinieneś rozważyć pracę z uporządkowaną metodologią, taką jak opublikowana przez Project Management Institute (PMI).
Zaangażuj pracowników
Rozpoznanie znacznej ilości wiedzy pracowników i potencjalnego wkładu pracowników. Niestety, wiedza jest zwykle w głowach pracowników i należy zachować ostrożność, aby uwzględnić ich wkład. Jednocześnie skutecznie włączasz ich w proces i zabezpiecza ich wpisowe do procesu.
Przydziel wewnętrznego mistrza
Wewnętrzny mistrz powinien zostać przydzielony do projektu. Nawet najtrudniejsze projekty mogą odnieść sukces, gdy masz wewnętrznego mistrza, który jest gotów zrobić wszystko, aby wykonać zadanie. Najlepiej jest wyznaczyć wewnętrznego mistrza na początku projektu wyboru systemu, aby zapewnić ich zaangażowanie i zgodność z wybranym systemem.
Zarządzaj ryzykiem
Poszukuj potencjalnych zagrożeń, ich wpływu i prawdopodobieństwa ich wystąpienia. Zachęć wszystkie zainteresowane strony do opracowania strategii łagodzenia ryzyka. Każda organizacja ma co najmniej jednego naysayera, który może powodować wiele problemów, ale który jest również bardzo kompetentny. Osoby niepowołane muszą być uwzględnione w procesie zarządzania ryzykiem. Uzyskując wcześniejszy wkład, możesz uniknąć problemów i skutecznie ograniczyć ich negatywność.
Zapewnij wpisowe do zarządzania
Komunikuj zakres projektu i otrzymuj podpis na krytycznych krokach po drodze. Kierownictwo powinno opracować lub ratyfikować pomiary sukcesu.
Wybór dostawcy
Zidentyfikuj potencjalnych dostawców
Byłbyś zaskoczony, ilu sprzedawców chce Twojej firmy. Zacznij od poradnika kupującego, takiego jak ten opublikowany w witrynie internetowej CAmagazine, do której masz dostęp z menu po lewej stronie. Zauważysz w poradniku kupującego, że sprzedawcy są podzieleni na poziomy. Największe firmy są zazwyczaj najlepiej obsługiwane przez dostawców Tier I i Tier II. Mniejsze firmy są na ogół lepiej obsłużone przez innych sprzedawców, częściowo ze względu na mniejsze inwestycje, ale także z powodu mniejszej złożoności. Produkty warstwy pierwszej mają na ogół dużą elastyczność, ale konfigurowanie, szkolenie i obsługa wymagają więcej czasu.
Zwykle istnieje większe ryzyko związane z pionowymi i niestandardowymi dostawcami. Jednak korzyści mogą przeważyć potencjalne ryzyko. Aby uzyskać listy potencjalnych dostawców:
• korzystać z wyszukiwarek internetowych
• skontaktuj się ze swoim księgowym
• skontaktować się z kolegami
• skontaktować się z konsultantami
• skontaktować się z stowarzyszeniami branżowymi
• przeglądać czasopisma branżowe dotyczące artykułów i reklam
• uczestniczyć w targach
Znajdź dobrego sprzedawcę
Reseller lub VAR (Value Added Reseller) / implementer może zrobić dużą różnicę. Często firmy wybierające nowe systemy poświęcają dużo czasu analizując produkt i sprzedawcę, ale nie mają czasu na analizę możliwości VAR. VAR mógłby zostać przydzielony przez sprzedawcę, a VAR może nie być najlepszym wyborem. Sprzedawcy mają metodologię przypisywania leadów swoim partnerom / VAR, które nie są dobrze zrozumiałe. Możesz dostać następny VAR na liście. Po przypisaniu VAR, sprzedawcy niechętnie wprowadzają kolejną wartość VAR, ponieważ może to prowadzić do konkurowania VAR dla tej samej perspektywy. Zrób trochę wstępnego przeglądu VAR. Jeszcze lepiej, otrzymaj nazwę VAR od kogoś, kogo znasz.
Wydaj zapytanie ofertowe (RFP)
Zapytanie ofertowe jest dobrym narzędziem do równomiernego przekazywania potrzeb dostawcom i tworzenia krótkiej listy dostawców. Poproś sprzedawców, aby odpowiedzieli na pytania dotyczące kosztów, technologii, bazy klientów, kwalifikacji programistów i realizatorów oraz podobnych klientów. Poproś sprzedawców, aby odpowiedzieli na każde żądanie numerem takim jak :7: w aktualnym wydaniu i cytowanym w oszacowaniu, :6: w aktualnym wydaniu, :5: dostępnym w ciągu 6 miesięcy, :4: pomniejszymi modyfikacjami lub obejściem, :3: trzecim impreza, :2: dostępne w ciągu roku, :1: poważna modyfikacja lub obejście, :0: niedostępne. Poszerzając priorytet każdego wymagania o czas odpowiedzi sprzedawcy, a następnie sumując wyniki, otrzymasz wynik, który da ci wskazówkę o bliskości dopasowania dla każdego dostawcy.
Weź udział w demonstracjach
Sprzedawcy powinni teraz znać Krytyczne Czynniki Sukcesu i kluczowe wymagania, a także otrzymać porządek obrad, tak aby czas został przydzielony prawidłowo. Powinieneś wziąć udział w nie więcej niż 4 demonstracjach i ograniczyć czas do 2-3 godzin. Poproś każdego uczestnika o wskazanie głównych mocnych i słabych stron, a także ocenę (od -10 do +10), o tym, jak dobrze zrobili dla każdego tematu w porządku obrad, a także wskaż jego znaczenie (od 1 do 10).
Referencje połączeń
Będziesz zaskoczony, jak dużo się nauczysz i jak mało niektórzy sprzedawcy znają swoich klientów. Masz listę pytań do zadawania pytań, na przykład naszą listę kontrolną, którą można uzyskać, klikając tutaj. Powiedz trochę o sobie, zanim zadasz pytania, aby zapewnić im komfort.
Wykazać, że system będzie działał dla Ciebie
Przygotuj skrypt zawierający przykładowe transakcje, które powinny być przetwarzane przez cały system. Skrypt to dzień z życia Twojej firmy, który zawiera najważniejsze procesy biznesowe z przykładowymi dokumentami i raportami. Możesz poprosić 1-2 dostawców, aby przygotowali dowód koncepcji. Jest to czasochłonne zadanie zarówno dla sprzedawców, jak i dla uczestników demonstracji. Ale koncentrujesz się wyłącznie na dostawcach, którzy najprawdopodobniej są w stanie wygrać Twój biznes.
Negocjuj cenę i kontrakt
To rynek kupującego. Otrzymasz co najmniej 10% zniżki od pierwszego cytatu. Wielu dostawców oferuje konkurencyjne ceny, gdy wiedzą, że mogą przegrać z konkurentem, który mógłby zaoferować rozsądne rozwiązanie po niższej cenie.
Znać całkowity koszt posiadania (TCO)
Zanim podejmiesz decyzję, musisz zrozumieć wszystkie koszty, w tym opłaty licencyjne, wdrożenie, wsparcie, sprzęt, sieci i komunikację. Nie powinno być później niespodzianek. Kliknij tutaj, aby uzyskać więcej informacji na temat całkowitego kosztu posiadania.
Wykonaj pilota sali konferencyjnej
Musisz pracować z systemem, aby zrozumieć wiele opcji. Możesz pomyśleć, że dostosowanie jest wymagane, zanim lepiej zrozumiesz różne obejścia. Sprzedawca ma pomysł na dostosowania, ale prawdopodobnie nie stworzył specyfikacji lub dał ci solidny cytat. Skorzystaj z pilota sali konferencyjnej, aby sprzedawca rozumiał Twoje wymagania i lepiej zrozumieć system przed podpisaniem umowy i zakupem oprogramowania. Będziesz musiał zapłacić sprzedawcy za ich czas. Powinieneś otrzymać stałą cenę jako jeden z elementów dostarczanych przez pilota sali konferencyjnej.
Realizacja
Fundacja Business Case
Nie zapomnij o tym, co powinieneś wiedzieć podczas selekcji. Powinieneś już rozumieć Krytyczne Czynniki Sukcesu (CSF). CSF są zdefiniowane jako te rzeczy, które musisz zrobić dobrze, aby odnieść sukces. Również powinieneś mieć zdefiniowane pomiary sukcesu. Przed rozpoczęciem jakiegokolwiek projektu powinieneś wiedzieć, jak mierzyć sukces. Pomiary sukcesu działają jako motywator dla personelu podczas wdrażania i pomagają utrzymać projekt na właściwej drodze i skupić się na CSF. Nawet jeśli nie zrobiłeś tego dla wyboru systemu, nie jest za późno.
Poprawa procesu biznesowego
Nie zakładaj, że twój obecny proces biznesowy jest najlepszym sposobem na wykonanie pracy. Co gorsza, nie nalegaj na modyfikację nowego systemu, aby zrobić dokładnie to, co wcześniej. Po pierwsze upewnij się, że rozumiesz istniejący proces biznesowy. Podwiń rękawy i porozmawiaj z ludźmi, którzy wykonują pracę. Poproś, aby powiedzieli ci, ile czasu poświęcasz na zajęcia. Może nie wydawać się poważnym, jeśli jedna osoba marnuje 15 minut dziennie - ale ile to kosztuje, jeśli 10 osób robi to samo przez cały rok? Zakładając stawkę 25 USD / godzinę i 1800 godzin lub pracy rocznie, ten mały problem kosztował firmę 112 500 USD za rok.
Zarządzanie projektem
Zarządzanie projektem jest kluczowym czynnikiem w przewidywaniu sukcesu każdego projektu. Zarządzanie projektem obejmuje zarządzanie zakresem, budżetem i harmonogramem. Zamiast używać szkoły ciężkich uderzeń, powinieneś rozważyć pracę z uporządkowaną metodologią, taką jak opublikowana przez Project Management Institute (PMI). Dobry menedżer projektu ma wsparcie wyższego kierownictwa i może być trudny. Jeśli kierownik projektu chce zadowolić wszystkich, nie jest odpowiednią osobą.
Wewnętrzny mistrz
Wewnętrzny mistrz musi zostać przydzielony do projektu. Nawet najtrudniejsze projekty mogą odnieść sukces, gdy masz wewnętrznego mistrza, który jest gotów zrobić wszystko, aby wykonać zadanie.
Zaangażowanie pracowników
Potrzebujesz ich zaangażowania z wielu powodów. Bez tego można ryzykować brak krytycznych procesów biznesowych, o których tylko oni wiedzą. I równie ważny jest element psychologiczny. Ludzie często są zagrożeni zmianami. Angażując ich, są bardziej skłonni do wsparcia.
Najlepsi ludzie
Chcesz, aby twoi najlepsi ludzie byli zaangażowani w realizację. Mają zaufanie kolegów, dobrze znają się na biznesie i zwykle mają właściwe podejście. Wdrażanie zajmie trochę czasu. Musisz zmniejszyć normalne obciążenie pracą.
Zarządzanie ryzykiem
Poszukuj potencjalnych zagrożeń, ich wpływu i prawdopodobieństwa ich wystąpienia. Zachęć wszystkie zainteresowane strony do opracowania strategii łagodzenia ryzyka. Każda organizacja ma co najmniej jednego naysayera, który może powodować wiele problemów, ale który jest również bardzo kompetentny. Osoby niepowołane muszą być uwzględnione w procesie zarządzania ryzykiem. Uzyskując wcześniejszy wkład, możesz uniknąć problemów i skutecznie ograniczyć ich negatywność.
Porozumieć się
Nie trzymaj ludzi w ciemności. Komunikuj się formalnie, nieformalnie i często.
Trenować trenera
Jest to dobry sposób na obniżenie kosztów szkolenia i zmuszenia pracowników do poznania systemu. Najlepszym sposobem na naukę przedmiotu jest nauczenie go.
Rozległe prototypowanie
Istnieje wiele opcji konfiguracji nowego systemu, w tym opcje instalacji, konwersji, integracji i dostosowywania. Proces iteracyjny jest wymagany do ukończenia prototypu. Może potrwać kilka razy, zanim zrobisz to dobrze. Weź małą, reprezentatywną próbkę transakcji za pośrednictwem systemu, w tym raporty i kontrole. Nie zaczynaj, zanim wszyscy będą gotowi.
Strzeż się dostosowań
Dostosowania mogą gryźć. Pierwszy kęs polega na tym, że spowalnia wdrażanie, a koszty rosną. Drugie ukąszenie występuje, gdy chcesz uaktualnić do najnowszego wydania. Nie oznacza to, że niektóre dostosowania są uzasadnione i mają przekonujące uzasadnienie biznesowe.
Podejście stopniowane
Istnieje również to, co nazywa się teorią wielkiego wybuchu, kiedy robisz to wszystko naraz. Myślę, że ma swoją nazwę, ponieważ wszyscy strzelali do siebie nawzajem. Małe i średnie przedsiębiorstwa, szczególnie nie mają siły roboczej, aby zrobić to wszystko naraz.
Weryfikacja postów
Ucz się na błędach i zawsze jest miejsce na poprawę.