W świecie :biura bez papieru: pliki i foldery powinny być przestarzałe. Każda firma musi nauczyć się :jak: zarządzać dokumentami i organizować dokumenty. Właściciele małych firm zbyt boją się niczego wyrzucić. W konsekwencji prowadzi to do przeciążenia folderów plików, skrzynek do przechowywania i ostatecznie lawiny papieru.
Właściciele firm będą starali się zachować wszystko, aby nie musieć decydować, co zatrzymać, a co rozbić. Z czasem drzwi do magazynu nie mogą zostać otwarte i nie ma nadziei na znalezienie jakichkolwiek dokumentów, które mogą być potrzebne. Obowiązkiem kierownictwa jest upewnienie się, że wszystko pozostaje zorganizowane, aby zapobiec obniżeniu produktywności lub całkowitemu zamknięciu operacji biznesowych.
Jak zorganizować: biuro
:Większość małych firm nie zajmuje się swoimi dokumentami, dopóki nie jest za późno: - powiedziała Barbara Hemphill, znana autorka na temat efektywności biura. Robi się papierkowa robota i dokumenty nie są możliwe do zlokalizowania. Gdyby zarząd i właściciele dowiedzieli się więcej o zarządzaniu czasem, formalności byłyby na swoim miejscu.
Pierwszy krok do organizacji
Zacznij od ogłoszenia dnia sprzątania biura. Wszyscy pracownicy powinni wpaść i pomóc w zorganizowaniu papierkowej roboty w biurze. Jeśli to możliwe, w dniu, w którym zwykle jesteś zamknięty, aby uniknąć zakłóceń. Płacenie za nadgodziny przez jeden dzień będzie warte tego, gdy zobaczysz wyniki.
Możliwe jest samodzielne zorganizowanie biura i nawet niektórzy prawdziwi, niebiescy przedsiębiorcy znani są z tego, że odłożyli dzień na to zadanie.
Dokumentacja na biurku musi być priorytetem. Organizuj według tematu, a następnie daty. Po posortowaniu jest na uboczu, nadszedł czas, aby umieścić wszystko na właściwym miejscu. Jeśli foldery plików nie istnieją dla niektórych dokumentów, to utwórz trochę, więc jest dla nich miejsce.
Następnie zlokalizuj zestawienia dochodów, pokwitowania wydatków i odpowiednio je sortuj. Twoja rachunkowość powinna być priorytetem. Zapisuj transakcje w systemie księgowym lub księgowym, aż będziesz aktualny. Jeśli jesteś podobny do mnie, możesz spędzić większość dnia po prostu wprowadzając transakcje. Zamiast tego zakończyć w czasie, z którego można łatwo pobrać.
Po uporządkowaniu dokumentacji w folderach będziesz potrzebować pudełek lub skrzynek do przechowywania wszystkich dokumentów w celu ich przechowywania. Konkretny sposób, w jaki się spisujesz, będzie naturalnie zależał od charakteru twojej firmy. Niezależnie jednak od rodzaju prowadzonej działalności wszystkie firmy powinny jednocześnie księgować zobowiązania i należności. Najważniejsze jest to, że masz jakiś system do zgłoszenia.
Skomputeryzowana dokumentacja
Ogień lub woda mogą siać spustoszenie w firmie, jeśli jedno z tych dwóch zagrożeń osiągnie krytyczne dokumenty. Firmy radzą sobie z tymi zagrożeniami, inwestując w skanery, aby digitalizować swoje fizyczne dokumenty.
Dokumenty komputerowe są łatwo dostępne i łatwiejsze do umieszczenia na dyskietce CD lub dyskietce 3,5 cala. Oczywiście, jeśli chcesz być naprawdę zaawansowanym technologicznie, możesz użyć zewnętrznego dysku twardego do przechowywania dokumentów: dysków CD, dyskietek i zewnętrznych dysków twardych powinny być przechowywane w sejfie ognioodpornym lub poza nim.
Dostępne są także usługi automatycznego tworzenia kopii zapasowych online. Za niewielką opłatą można wykonać kopię zapasową dokumentów komputerowych w systemie zewnętrznym. To jest doskonałe dla dokumentacji finansowej. Żadna firma finansowa nie powinna istnieć bez systemu zapasowego.
Hemphill mówi, że :Twoja zdolność do wykonywania codziennych zadań jest bezpośrednio związana z Twoją zdolnością do znalezienia właściwych informacji w odpowiednim czasie.: Jeśli Twoje biuro nie jest w tej chwili zorganizowane, spraw, by było Twoim priorytetem. Pozwoli to zaoszczędzić czas i pieniądze w przyszłości.