Ważne decyzje mogą być oparte na danych wyjściowych z arkusza kalkulacyjnego. Na przykład arkusz kalkulacyjny nie tylko opisuje historię finansową firmy, ale także prognozuje jej przyszłość. Niewielki błąd, który początkowo wydaje się nieistotny, może łatwo wzrosnąć, dając zupełnie niepoprawny obraz finansowy. Z tego powodu tylko jeden drobny błąd w jednej komórce może oznaczać katastrofę.
Istnieją sposoby na wykrycie i skorygowanie większości błędów, ale nie istnieje żaden niezawodny system. Ostrożny użytkownik powinien zachować czujność w obliczu tego niebezpieczeństwa i podjąć szkolenie z zakresu oprogramowania Excel, aby móc wykorzystać wszystkie dostępne narzędzia do ich wykrywania. Sześć sposobów sprawdzania błędów i minimalizowania prawdopodobieństwa ich wygenerowania podano poniżej.
W JAKI SPOSÓB ZMNIEJSZYĆ BŁĘD W MIEJSCU PRACY.
Narzędzie do sprawdzania poprawności
Opcja sprawdzania poprawności w menu Dane umożliwia wykonywanie sprawdzeń zakresu wejściowego bez konieczności pisania skomplikowanego kodu oprogramowania. Dostępne są opcje wyboru typu danych (np. Liczba całkowita, data) do zatwierdzenia oraz górna i dolna wartość danych wejściowych. Excel sprawdzi następnie, czy dane mieszczą się w tych zakresach. Reguły walidacji, które opracowałeś, mogą być przechowywane i używane później w innych arkuszach lub zeszytach ćwiczeń.
Przeglądanie formuł
Menu edycji można wykorzystać do wyszukiwania błędów w formułach. Nie sprawdzi, czy obliczają zamierzone, ale może przynajmniej sprawdzić, czy nie ma żadnych trywialnych błędów składniowych, na przykład formuła odwołująca się do wpisu tekstowego. Jeśli pojawią się komunikaty o błędach, możesz użyć opisanych poniżej narzędzi audytu do śledzenia źródła błędu.
Pasek narzędzi audytu
Pasek narzędzi audytu pomoże Ci wyśledzić źródło wszelkich błędów. Po znalezieniu komunikatu o błędzie, jeśli aktywujesz komórkę zawierającą komunikat i klikniesz symbol błędu śledzenia na pasku narzędzi, program Excel narysuje strzałki, aby podświetlić wszystkie komórki, które są podłączone do tej komórki. Czerwone strzałki wskazują komórki, które propagują błąd, niebieskie strzałki wskazują prawidłowe wartości wejściowe. Źródłem błędu jest zatem komórka z niebieską strzałką, ale czerwona strzałka wskazuje.
Dodanie komentarzy wyjaśniających
Dodanie komentarzy wyjaśniających do komórek i używanie nazw komórek może zminimalizować błędy i poprawić czytelność. Komentarze można ustawiać tak, aby wyświetlały się cały czas lub pojawiają się jako wskaźnik, który rozszerzy się do całego komentarza, gdy kursor przejdzie nad nim.
Unikanie opcji zaokrąglania
Chociaż użycie opcji zaokrąglania nie zmienia danych zawartych w arkuszu kalkulacyjnym, ma wpływ na sposób wyświetlania liczb. Zamieszanie może powstać, gdy niektóre liczby są zaokrąglane, podczas gdy inne nie są lub gdy zaokrąglanie jest wyświetlane na różne sposoby. Podczas tworzenia modelu arkusza kalkulacyjnego najlepiej wyłączyć opcję zaokrąglania i stosować stałą liczbę miejsc dziesiętnych. Nieprzestrzeganie zasady dziesiętnej może wywołać drażniące i dezorientujące wyniki i może maskować błędy.
Pracuj wydajniej
Większość osób korzysta z programu Excel nieefektywnie, tworząc zbyt wiele skoroszytów, przygotowując skomplikowane raporty zawierające zbyt wiele linków między skoroszytami i przypadkowo używając formuł. Oznacza to, że trzeba poświęcić wiele godzin na aktualizację i audyt tych arkuszy kalkulacyjnych. Poprzez ukończenie kilku podstawowych programów szkoleniowych można zidentyfikować sposoby wydajniejszej pracy, zmniejszając w ten sposób ryzyko popełnienia błędów i upraszczając proces ich wykrywania, jeśli są one.