Czy przyjeżdżasz na koniec roku zastanawiając się, dokąd trafiły twoje pieniądze? Jeśli tak, założę się, że chciałbyś się nauczyć, jak uniknąć tego brzydkiego wyniku.
Zwróćcie tutaj uwagę, zamierzam wam przedstawić mały sekret, który pomoże wam zakończyć te nieprzyjemne niespodzianki na koniec roku. Oprzyj się blisko. Nikomu o tym nie mów. Jest tak tajemniczy, że robi to niewielu kontrahentów. Jesteś gotowy?
Użyj budżetu
to jest to! To wszystko, czego potrzeba. Utwórz budżet, śledź różnice i podejmuj działania naprawcze w razie potrzeby. Klasa zwolniona.
Jak zrobić budżet miesięczny
Och, chcesz usłyszeć więcej? W porządku. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak powstrzymać te paskudne niespodzianki na koniec roku.
Roczne budżety pozwalają na utrzymanie progu finansowego w miarę upływu roku. Uzbrajają cię w zdolność do zwijania wydatków, zanim zabiją twoje zyski. Zmuszają cię do przemyślenia swojego biznesu? strategia i przydział zasobów.
Kiedy nie masz budżetu na monitorowanie, lub nie monitorujesz tego, który masz, masz zamiar dotrzeć do myślenia na koniec roku? Szczury. Gdzie poszły moje pieniądze??
Wykonawcy? niechęć do budżetowania zawsze wydawała mi się zabawna (nie w sensie ha-ha). Z jednej strony wykonawcy mają tendencję do obsesji na punkcie planowania pracy w terenie. Wiedzą, że pozwalanie swoim załogom na załatwianie spraw z dnia na dzień jest receptą na katastrofę. Ale z drugiej strony nie stosują tego rozumowania do swojej działalności. Brak planowania biznesowego prowadzi do złych wyników finansowych; to takie proste.
Potrzebujesz budżetu, musi odzwierciedlać rzeczywistość twojego rynku, musisz uważnie śledzić jego postępy i musisz podjąć działania naprawcze, gdy będzie to potrzebne. Wszystko, co jest krótsze, pozostawi cię z tym? Co się stało? uczucie.
Spójrz na rynek
Zanim przejdziemy do szczegółowych informacji o budżecie, upewnijmy się, że rozumiesz powiązania między budżetem, planem biznesowym i rynkiem.
Twój budżet to finansowe przedstawienie Twojego biznesplanu. Twoim celem biznesplanu jest skorzystanie z opłacalnych możliwości na rynku. Budżetowanie nie powinno być podejmowane, dopóki Twój biznesplan nie zostanie opracowany.
Twój biznesplan powinien być dostosowany do wielkości Twojego rynku, cen, które zapłaci Twój rynek, oraz kosztów zaspokajania jego potrzeb. Możesz zarobić tylko tyle pieniędzy, ile twój rynek będzie wspierać, a twój biznesplan zapewni. Budżet odpowiednio.
Wykonawcy często umieszczają wózek przed koniem. Określają one cele sprzedaży, koszty ogólne i dochody netto, umieszczają je w budżecie, a następnie próbują opracować strategię ich realizacji. Ta sekwencja całkowicie ignoruje rynek.
Fałszywe jest tworzenie modelu finansowego, a następnie próba opracowania biznesplanu, który pasuje do niego, gdy biznesplan nie zostanie dostrojony na rynek. Pierwsza strategia; następnie budżet; następnie spełnić budżet; następnie zbuduj rozbudowane konto bankowe.
Twój budżet zostanie opracowany w pięciu etapach: przygotowanie, wstępny szkic, udoskonalenie, sprawdzenie rzeczywistości i wdrożenie.
Scena 1 ? Przygotowanie
Jeśli nie wdrożysz nowego planu sprzedaży i marketingu, zwiększysz wydajność pracy lub zmniejszysz koszty ogólne, Twoje wyniki finansowe będą kontrolowane przez rynek i gospodarkę. Jeśli wzrosną, zarobisz więcej pieniędzy. Jeśli się zmniejszą, zarobisz mniej, a nawet stracisz pieniądze.
W tej branży przeszłe wyniki są najlepszym predyktorem przyszłych wyników - chyba że wymusisz zmiany. Zbuduj swój budżet na podstawie ostatnich trzech lat wyników finansowych. Aby to zrobić, zebrać zestawienia bilansowe, rachunki wyników i rachunki przepływów pieniężnych za te lata.
Następnie wybierz jak najwięcej źródeł informacji, aby uzyskać dokładny obraz nadchodzących zmian na rynku. Odwiedź ze swoim bankierem. Odwiedź ze swoim ubezpieczeniem i agentem obligacji. Kup dane prognozy budowy od McGraw-Hill lub podobnego dostawcy. Przeszukaj biura spisowe? strona internetowa zawierająca sprawozdania z prognoz gospodarczych. Zadzwoń do Federal Reserve i zobacz, jakie raporty mają do dyspozycji. Zadzwoń do lokalnych rad rozwoju gospodarczego.
W końcu odkryjesz ekspertów? opinia konsensusowa. Nawet oni mogą być całkowicie zlekceważeni przez zmiany w gospodarce, ale są najbardziej świadomą grupą do wysłuchania.
Przejrzyj informacje w zespole wykonawczym. Osiągnij konsensus na temat nadchodzących szans na rynku.
Oto etapy Etapu 1.
Weź trzy ostatnie zestawy wyciągów rocznych.
Zbierz prognozy budowlane.
Porozmawiaj o możliwościach rynkowych.
Etap 2 ? Szorstki przeciąg
Celem wstępnego projektu jest uzyskanie rozsądnego punktu wyjścia. Twój wstępny projekt nie uwzględni zmian w planie biznesowym ani zmianach w gospodarce. Aby utworzyć wstępny projekt, przeanalizuj zestawienia dochodów z ostatnich trzech lat i określ:
Twoje trendy sprzedaży
Twoje bezpośrednie trendy kosztowe
Twoje trendy administracyjne
Twoje trendy w zakresie sprzedaży i marketingu
Twoje operacje wspierają trendy
Twoje trendy w obciążeniu pracą
Twoja średnia marża brutto
Weź najnowszy rachunek zysków i strat i dostosuj każdy element zamówienia z tendencją (w górę lub w dół) lub zanotuj średnią z trzech ostatnich lat, w zależności od tego, co uważasz za najbardziej odpowiednie.
Oto etapy etapu 2.
Określ trendy i wartości średnie dla każdego elementu pozycji rachunku wyników.
Zdecyduj, czy średnia lub trend jest najbardziej odpowiednim założeniem.v
Zanotuj odpowiednio ubiegłoroczny rachunek zysków i strat.
Etap 3? Udoskonalenie
Teraz dostosuj liczby zmian na rynku i zmiany w biznesplanie.
Jeśli spodziewasz się, że rynek się zmniejszy, załóżmy, że zmniejszy się zarówno wielkość sprzedaży, jak i twoje marże. Jeśli spodziewasz się, że Twój rynek się zwiększy, przyjmij albo wielkość sprzedaży, albo zwiększysz swoją marżę. Nie zakładaj, że oba będą rosły (nie zamierzamy tego robić, ale zwykle to się zgadza).
Teraz oszacuj wpływ nowych strategii biznesowych na koszty. Na przykład możesz zdecydować o rozszerzeniu sprzedaży, realizując rynek biurowy. Aby wylądować, autoryzujesz kampanię reklamową o wartości 10 000 USD, na którą składają się reklamy w czasopismach, poczta bezpośrednia i rozrywka dla klientów. Wydatki te będą na szczycie reklam, które robisz, aby wygenerować aktualne obciążenie pracą. Twój budżet reklamowy musi odzwierciedlać dodatkowe inwestycje o wartości 10 000 USD.
Podczas przemyślenia swojego biznesplanu przyjrzyj się dokładnie wpływowi kosztów na:
Zwiększona reklama w celu pozyskania nowego rynku
Rozbudowa personelu sprzedaży
Zakup nowego sprzętu
Dodawanie personelu biurowego
Wdrażanie lub zmienianie systemu informacji zarządczej
Szkolenie i rozwój pracowników
Zmiana planu bonusowego
Wejście na nowe terytorium geograficzne wraz z lokalnym biurem
Podwyżki płac
Rosnące premie zdrowotne
Kolejny wpływ na budżet, który należy uwzględnić, to poprawa wydajności sprzedaży. Załóżmy, że Twój zespół sprzedaży przekonał kolejne 20% Twoich klientów, aby przekazali Ci negocjowane umowy. Budżet musiałby odzwierciedlać wyższe marże związane z negocjowanymi umowami.
Jesteś gotowy, aby sfinalizować swój pierwszy projekt. Dostosuj trendy lub średnie liczby dla każdego elementu zamówienia w zależności od wpływu biznesplanu. Ponownie wpisz dokument, aby był łatwy do przygotowania.
Oto etapy etapu 3.
Zweryfikuj swoją pulę roboczą, a personel obsługi wsparcia może obsłużyć przewidywane obciążenie pracą.
Sprawdź, czy cele dotyczące wielkości sprzedaży i znaczników kosztów bezpośrednich są uzasadnione
Zweryfikuj wzrost wydatków na marketing i sprzedaż.
Zaktualizuj koszty sprzętu i amortyzację, aby dostosować się do nowych potrzeb sprzętowych.
Zaktualizuj cel sprzedaży.
Zaktualizuj docelowy koszt bezpośredniej marży.
Oblicz oczekiwane obciążenie pracą (praca, materiał, koszty sprzętu).
Popraw i wpisz swój budżet.
Etap 4? Sprawdzenie autentyczności
Jednym z głównych powodów, dla których kontrahenci nie osiągają swoich celów związanych z zyskiem, jest nadmierny optymizm co do marży brutto. Nadszedł czas, aby wszyscy mogli dołączyć do dyskusji na temat operacji i sprzedaży.
Musisz rzucić wyzwanie wszystkim założeniom, że załogi wykonają lepiej niż w przeszłości. Żadne roszczenia bezpodstawne, paszteci w niebie nie są dozwolone. O ile nie ma powodu, by sądzić, że obroty zostały znacznie zmniejszone, zakupiono bardziej wydajny sprzęt lub zespół zarządzania operacjami będzie w stanie zmniejszyć czas przestojów i przeróbki, nie zakładaj, że Twoja praca będzie bardziej produktywna niż w przeszłości.
Inne twierdzenie, że należy mocno kwestionować, to zdolność zespołu ds. Sprzedaży i marketingu do generowania lepszych leadów i lepszych płatnych miejsc pracy. Pracownicy działu sprzedaży i marketingu są z natury wysoce optymistyczni. Przyjmij obietnice większej chwały z przymrużeniem oka. Wierz w to, kiedy to zobaczysz, nie wcześniej.
Innymi słowy, nie przejmuj się na marży brutto w wartości nominalnej. Musisz przeanalizować segment po segmencie. Omów prawdziwe marże, które generują poszczególne segmenty. Wyciągnij raporty z kalkulacji kosztów pracy, aby zobaczyć, jak wyglądają prawdziwe marże.
Zapytaj ich, dlaczego wierzą, że wyniki będą lepsze i dlaczego poprawią się marże. Segmentuj według segmentów, prognozuj łączną sprzedaż i marże. Wyciągnij je razem i porównaj z budżetowym kosztem bezpośrednim i zyskiem brutto.
Dostosuj odpowiednio swój budżet. Teraz sfinalizujesz swój budżet. Czas go rozwinąć.
Oto Twoje etapy 4 etapu.
Zadzwoń na spotkanie z najlepszymi operacjami i pracownikami działu sprzedaży.
Przegląd i omówienie wyników w terenie oraz prognozy poprawy.
Przejrzyj i omów reklamy i sprzedaż segmentów według segmentów.
Dostosuj budżet w oparciu o wyniki tych rozmów.
Teraz sfinalizujesz swój budżet. Czas go rozwinąć.
Etap 5? Roll-out
Teraz, gdy sfinalizujesz 12-miesięczny budżet, musisz podzielić go na porcje (12 porcji). Utwórz arkusz kalkulacyjny z 14 kolumnami. Oznaczaj je według miesiąca. Każdy wiersz jest wydatkiem rachunku zysków i strat. Pierwsza kolumna to nazwa kosztu. druga kolumna to suma za rok. Trzecia kolumna jest dla stycznia, czwarta dla lutego i tak dalej.
Przyjrzyj się każdemu z pozycji rachunku zysków i strat i ustal, czy jest to wydatek, który pozostaje niezmienny co miesiąc (np. Wynajem biura) lub zmienia się co miesiąc. Wiele kosztów ogólnych jest naliczanych dwa razy w roku lub raz na kwartał. Podaj odpowiednią wartość pod każdym miesiącem. Suma za miesiące musi być równa sumie za rok.
Podnieś miesięczną sprzedaż w ciągu ostatnich trzech lat. Oblicz wagę sprzedaży miesięcznie. Na przykład, jeśli zazwyczaj sprzedajesz w lipcu 400 000 USD z 3 200 000 USD rocznie, to w lipcu stanowi 12,5% sprzedaży. Oblicz 12,5% swoich wydatków budżetowych i wydatków bezpośrednich i umieść je w lipcowej kolumnie.
Kontynuuj wypełnianie arkusza kalkulacyjnego, dopóki nie zostanie rozliczony cały budżet.
Wykonuj kopie szczegółowego miesięcznego budżetu i rozpowszechniaj je dla wszystkich osób posiadających uprawnienia do wydatkowania. Wciągnij ich na spotkanie, wyłącz telefony komórkowe i wyjaśnij im szczegółowy budżet. Muszą rozumieć wydatki planowane przez budżet, logikę wydatków, zakładane marże brutto i planowany czas wydatkowania.
Tu jest słowo dotyczące księgowości kasowej a rachunkowości memoriałowej. Jeśli prowadzisz firmę w oparciu o metodę kasową, powinieneś skonfigurować swój budżet i śledzić swoje postępy zgodnie z metodą memoriałową. Rachunkowość gotówkowa jest świetna w podatkach, ale bardzo myląca w zarządzaniu firmą.
Oto etapy 5 etapu
Przydziel roczne wydatki do odpowiednich miesięcy.
Określ historyczny wzór miesięcznej sprzedaży.
Twórz miesięczne budżety na sprzedaż, koszty w terenie, koszty ogólne i zyski.
Przedstaw szczegółowy budżet swojemu zespołowi zarządzającemu.
Po ukończeniu 22-krokowej procedury budżetowej masz teraz narzędzie, które pozwoli Ci zarządzać wydajnością na koniec roku. Oczywiście kluczowym słowem jest :zarządzać:.?
Śledzenie
Drugim powodem, dla którego kontrahenci nie osiągają celów finansowych na koniec roku, jest brak możliwości śledzenia postępów w realizacji budżetu i podejmowanie działań naprawczych w razie potrzeby. Czy personel finansowy powinien generować rachunek zysków i strat oraz rachunek przepływów pieniężnych na koniec każdego miesiąca.
Słowo jest również w porządku w odniesieniu do twojego personelu księgowego. Niezależnie od tego, czy jesteś wewnątrz czy na zewnątrz, Twój personel księgowy musi otrzymać te raporty nie później niż do siódmego dnia miesiąca. Przytrzymaj ich do tego czasu. Prawdopodobnie będą jęczeć jak szaleni, ale zignorują to. Terminowe zgłaszanie musi być niezbywalnym obowiązkiem ich stanowiska lub usługi.
Miesięczne zestawienie dochodów powinno pokazywać:
Wartość budżetu na miesiąc
Rzeczywista wartość dla miesiąca
Wartość budżetu z roku na rok
Rzeczywista wartość rok do daty
Faktyczna a niedobór budżetu na miesiąc
Odchylenie rzeczywiste vs budżetowe od początku do końca
Przewidywany koniec roku w oparciu o obecny trend.
Zbierz swój zespół zarządzający, przejrzyj i omów dochody i wyciągi gotówkowe.
Podjąć działanie
Budżety nie dają wyników. Zarządzanie nimi powoduje wyniki.
Gdy różnice staną się widoczne, zbadaj ich przyczynę i podejmij wszelkie niezbędne działania. Może to oznaczać wizytę u kogoś lub grupy, która jest nieskuteczna, a dyskusje na ten temat można wykonać, aby osiągnąć założone cele. Podjęcie działań może oznaczać rewizję budżetu zgodnie ze zmianami w gospodarce i rynku.
Kiedy wydatki przekraczają plan, lub sprzedaż spada, przedyskutuj sytuację z zespołem zarządzającym i zdecyduj, jak odzyskać plan, i czy wydatki muszą zostać zmniejszone, aby zrównoważyć słabą sprzedaż lub zwiększyć, aby wykorzystać nieoczekiwane możliwości.
Nie należy ignorować nieprzewidzianych możliwości tylko dlatego, że pieniądze nie zostały im przeznaczone. Dostosuj budżet, gdy pojawią się lepsze od spodziewanych możliwości. Przenieś swoje zasoby lub zwiększ swój budżet, aby uwzględnić potrzebną inwestycję.
Budżet gotówkowy
Tłumaczenie miesięcznego budżetu dochodu na miesięczny budżet gotówki jest zaskakująco łatwe i bardzo korzystne. Skopiuj arkusz kalkulacyjny rachunku zysków i strat i przelicz miesięczne dane sprzedaży na miesięczne wpływy gotówkowe.
Sposobem na to jest spojrzenie na swoje wiekowe należności. Jeśli zazwyczaj otrzymujesz pieniądze po 45 dniach od pracy, Twoja przychodnia gotówka śledzi sprzedaż o półtora miesiąca.
Twoje wychodzące pieniądze są również łatwe do wykrycia. Ty pracujesz w terenie raz w tygodniu. Twoi pracownicy biura dwa razy w miesiącu. Twoje materiały są płatne w ciągu 30 dni. Koszty ogólne są już zaplanowane. Opłaty leasingowe są płatne co 30 dni.
Monitoruj swój budżet przepływów pieniężnych, tak jak robisz budżet dochodu. Przejrzyj je w tym samym czasie. Zwykle, gdy przepływ środków pieniężnych staje się problemem, jest to spowodowane powolnym płaceniem klientów. Musisz to wiedzieć tak szybko, jak to możliwe, abyś mógł ścigać należne Ci pieniądze.
Ostatnie przypomnienie
Aby skutecznie prowadzić firmę budowlaną, musisz zwrócić uwagę na tempo, w jakim Twoja firma generuje zysk brutto i tempo, w jakim wydaje pieniądze na narzut. Jedynym sposobem, aby dowiedzieć się, czy te stawki są akceptowalne w ciągu roku, jest stworzenie budżetu i śledzenie jego postępów. W przeciwnym razie możesz równie dobrze oczekiwać tych brzydkich niespodzianek na koniec roku.