Wiele, jeśli nie większość, firmy są niezwykle przypadkowe w kwestii przechowywania wiadomości e-mail, przechowywania poczty e-mail i zarządzania pocztą e-mail w ogóle. W tym samym czasie odsetek firm faktycznie prowadzonych przez e-mail nadal rośnie. Wiele firm uważa, że mają system archiwizowania poczty e-mail, podczas gdy faktycznie są to systemy przechowywania poczty e-mail.
Możesz sprawdzić tutaj http://www.mail-archive.com.au
Firma może codziennie wykonywać kopię zapasową swojego systemu, realizując magazyn poczty e-mail, ale czy ta kopia zapasowa jest poprawna lub przydatna? Zastanów się, jakie przyzwyczajenia mogą mieć pracownicy, na przykład usuwając e-maile, o których nie myślą, że ich potrzebują, lub przechowuj setki e-maili w swoich skrzynkach lub w ich własnym systemie folderów, nie tylko stwarzając problem zarządzania pocztą e-mail, ale także utrudniając pobierać ważne e-maile później.
Jak zatrzymać denerwujące połączenia ze spamem, wiadomościami e-mail i tekstami
Możesz sprawdzić tutaj http://www.mail-archive.com.au
Pracownicy mogą potrzebować godzin, jeśli nie dni, aby znaleźć stary e-mail, a jeśli odejdą, może to potrwać kilka tygodni, zanim ktoś inny to zrobi. Większość czasu na ściganie e-maili jest pod radarem? pracownicy nie zwrócą uwagi nadzorcy, jeśli będą w stanie mu pomóc.
Możesz sprawdzić tutaj http://www.mail-archive.com.au
Aby uniknąć przytłaczania pamięci masowej poczty e-mail, wiele firm stosuje formalne lub nieformalne zasady, które nakazują pracownikom usuwanie wiadomości e-mail po pewnym czasie, więc pamięć masowa poczty e-mail nie przytłacza systemu, ale oznacza to, że wszystkie wiadomości są wysyłane. Ponieważ systemy tworzenia kopii zapasowych są przyrostowe, dane są dość łatwo dostępne nawet przez kilka miesięcy, ale po tym pracownicy stają w obliczu dodatkowego problemu, którego kopia zapasowa zawiera właściwe informacje.
Jednym z podstawowych zasobów archiwizacji wiadomości e-mail jest to, że ważne wiadomości e-mail - i ich załączniki - są zawsze zapisywane. Każda potrzebna wiadomość będzie łatwo dostępna w dobrym systemie archiwizacji e-maili i zostanie opatrzona datą, więc nie ma wątpliwości, czy ktoś mógł zmienić wiadomość. Dobry system archiwizacji wiadomości e-mail zapisuje wszystkie wiadomości, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne, i może obsłużyć kilka lat przechowywania poczty e-mail, w razie potrzeby, zapewniając jednocześnie szybkie wyszukiwanie w systemie archiwizacji wiadomości e-mail.
Podczas znajdowania danej wiadomości e-mail może być trudne, znalezienie załącznika jest setki razy trudniejsze, nawet w systemie z dobrym przechowywania poczty e-mail w systemie zapasowym. Większość systemów jest przyrostowych, tworzona jest ich kopia zapasowa przez pewien czas. Znalezienie właściwej kopii zapasowej i otwieranie dziesiątek lub setek wiadomości e-mail w celu sprawdzenia, czy dany dokument jest dołączony, jest czymś więcej niż zniechęcającym.
Archiwizacja poczty e-mail rozwiązuje problemy, w tym przechowywanie wiadomości e-mail zajmujących ogromne ilości miejsca w systemie i przechowywanie wiadomości e-mail, na które nie będą mieć wpływu pracownicy, którzy przechowują wiadomości (i załączniki) w systemie folderów, z których korzystają samodzielnie lub szybko usuwają wiadomości e-mail. Skuteczny program do archiwizacji poczty e-mail zapewnia także zgodność z pocztą e-mail, dzięki czemu wiadomości i załączniki są zabezpieczone przed manipulacją.
Możesz sprawdzić tutaj http://www.mail-archive.com.au