:E-maile - yikes!:
:Odpowiadanie na e-maile:
:Zarządzanie pocztą e-mail:
:Przeciążenie e-maili:
Brzmi znajomo?
Dzięki oczyszczeniu przepływu wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej możesz poprawić przepływ firmy i wydajnie spędzić czas!
Poniżej podzielę się z Wami 7 najważniejszymi wskazówkami dotyczącymi skutecznego zarządzania pocztą e-mail, aby można było wyrwać się z więzienia poczty elektronicznej.
1. E-maile nie są pilne! Nie myśl, że musisz czytać e-maile i działać zgodnie z nimi, gdy trafią one do Twojej skrzynki odbiorczej. Ty nie! To nie jest pilne. Jeśli wystąpił prawdziwy problem, zadzwoniłby do ciebie Twój klient / współpracownik / znajomy.
Jak przełamać kryptografię | Nieskończona seria
2. Czy wszystkie te newslettery, które subskrybujesz, są naprawdę potrzebne? Prawdopodobnie nie! W takim przypadku poświęć trochę czasu na przeglądanie i anulowanie subskrypcji tych, których naprawdę nie chcesz lub czytasz.
3. Czy twój e-mail odtwarza rozpraszające uwagi, tj. Dźwięk? Jeśli tak, wyłącz to. To jest rozkojarzenie i możesz dość łatwo przerwać to, nad czym pracujesz, aby sprawdzić wiadomości e-mail. To zajmie ci trochę czasu, aby wrócić na właściwe tory, nie wspominając już o ilości czasu, który właśnie straciłeś, zatrzymując to, co robisz, czytając e-maile i wykonując je..
4. Sprawdź swoje wiadomości e-mail w określonych godzinach w ciągu dnia. Wystarczy raz lub dwa razy dziennie, powiedzmy najpierw rano i jeszcze później. Nie rób sobie przerwy w pracy, aby przeczytać e-maile z różnych grup sieci. Uratuj ich na koniec dnia, kiedy się załamiesz. Możesz łatwo oderwać się od czytania różnych tematów i odpowiadać na nie, a wszystko to odrywa od płatnej pracy.
5. Wykorzystaj narzędzia do filtrowania wiadomości e-mail. Skonfiguruj foldery i filtry, aby wiadomość e-mail została wysłana do odpowiedniego folderu, gdy tylko nadejdzie. Porządkowanie i czytanie wiadomości e-mail staje się teraz bardzo proste. Następnie możesz zdecydować, gdzie skupić się na czytaniu e-maili. Na przykład wszystkie wiadomości e-mail, które trafiły do folderu grup sieciowych, możesz zapisać je do przeczytania później, ale wiadomości e-mail, które trafiły do folderu Klienci, możesz od razu zacząć działać.
6. Twórz szablony wiadomości e-mail, aby zaoszczędzić czas. Stwórz szablon wiadomości e-mail, jeśli zauważysz, że wciąż odpowiadasz na te same pytania. Teraz, gdy ponownie zostaniesz zapytany o to samo pytanie, po prostu otwórz szablon wiadomości e-mail, dodaj adres e-mail osoby i kliknij Wyślij!
7. Regularnie uruchamiaj Autoarchiwum. Jeśli oprogramowanie do obsługi poczty e-mail zawiera funkcję automatycznego archiwizowania, musisz uruchamiać to regularnie - przynajmniej raz w miesiącu - aby Twój folder e-mail nie stał się zbyt duży. I spójrzmy prawdzie w oczy, czy naprawdę potrzebujesz zachować e-maile, które mają więcej niż sześć miesięcy?
Jeśli zastosujesz się do powyższych 7 wskazówek powyżej, zauważysz, że spędzasz mniej czasu na martwieniu się i sprawdzaniu wiadomości e-mail, a więcej na produktywności! To musi być lepsze dla twojej dolnej linii.