W twoim życiu zawodowym będzie punkt, w którym będziesz musiał przeprowadzić wystawę, czy to duże wydarzenie publiczne, czy małe wydarzenie lokalne. Jest to zniechęcające zadanie dla kogoś, kto miał niewielkie lub żadne doświadczenie w organizowaniu wystawy, dlatego zrozumienie i badanie tego, co musisz zrobić, to dobry początek.
Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, jest zrobienie planu wystawy. Jest to oczywisty krok, jednak jest to powszechny błąd, który można popełnić, gdy wystawia się wystawę bez planu i tylko działając instynktownie wynajmując drogie podręczne stoiska wystawowe, które później wydają się nieistotne dla koncepcji wystawy..
Making Big Papadum - Papad na wystawie - Big Delhi appalam na wystawie
Ważne jest, aby zadać sobie następujące pytania, aby lepiej przygotować się do wystawy. Jaki jest cel wystawy? Co próbujesz promować? Jakie usługi oferujesz? Czego chcesz, aby ludzie czuli się, gdy się pojawią? Czy próbujesz dotrzeć do określonej grupy odbiorców lub czy jest to wydarzenie otwarte? Czy jest jakiś konkretny temat wystawy? (Technologia, zdrowie, piękno itp.), Gdzie odbędzie się to wydarzenie i o której godzinie? Jakiego sprzętu potrzebujesz (np. Podręczne stojaki, oświetlenie, ekrany do rzutników, stojaki na banery itp.).
Po przygotowaniu planu działania, sporządzeniu listy wszystkich potrzebnych rzeczy, obliczeniu kosztów i liczby osób potrzebnych na wydarzenie, dopiero wtedy możesz zrobić kolejny krok w kierunku wynajmu sprzętu, wcześniej zarezerwować miejsce i wydawanie na promocyjne informacje.
Lokalne wydarzenia zwykle są proste i małe, są stosunkowo łatwe do zorganizowania, ale mogą również okazać się bardzo złe. Rozdawanie ulotek, powiadamianie lokalnej prasy i wystawianie plakatów to świetny sposób na zwrócenie uwagi. Odwiedzanie lokalnych kościołów, sklepów, szkół i domów kultury to jeszcze lepszy sposób interakcji z ludźmi twarzą w twarz to bardziej prawdopodobny sposób na przyciągnięcie ludzi.
Ta sama strategia działa dla większych i większych wydarzeń. Dzwoń do klientów, zamieszczaj powiadomienia na stronach internetowych, korzystaj z komunikatów prasowych i jeśli chcesz skontaktować się z mediami. Starając się upublicznić wydarzenie, dowiedz się, co będziesz wyświetlał, jakiego sprzętu potrzebujesz, wyznacz zadania dla różnych osób (możesz samodzielnie zarządzać organizacją), spójrz na projekt banera, grafiki lub wyskakujące stojaki (zdecyduj, które z nich są najbardziej efektywne biorąc pod uwagę koszty).
Niektóre wystawy są bardzo dobrze widoczne, przyciągają i imponują gościom. Najbardziej imponujące jest to, co ludzie zyskają na uczęszczaniu, więc pamiętaj, aby zapewnić im to, czego potrzebują, np. jeśli jest to lokalna impreza charytatywna, organizuj różne działania, poczęstunek i informacje o tym, na czym polega wydarzenie.
Czasami wystawy są tylko sposobem na marketing i reklamę pewnego rodzaju marki; niekoniecznie jest to złe, jeśli jest to targi lub targi technologiczne. Gdy klienci zbliżają się do Ciebie, musisz sprawić, by było warto, nawiązując z nimi kontakt i dostarczając zwięzłych informacji o tym, co robisz.
Na koniec daj sobie dość czasu na przygotowanie, nigdy nie zostawiaj niczego na ostatnią chwilę i trzymaj się swojego programu. Zawsze dobrze jest opracować jakiś harmonogram, abyś mógł mieć w głowie dokładnie to, co się dzieje, o której godzinie, a to pomoże ci płynnie działać. Najlepszym sposobem na uzyskanie dobrego wglądu w prowadzenie wystawy lub małego wydarzenia jest obserwowanie siebie, zadawanie pytań i uzyskiwanie porady od doświadczonych organizatorów wydarzeń..