Rozmiar nie ma znaczenia. Tak jest w przypadku notatki. Czy to nie zdumiewające, jak jeden stosunkowo krótki dokument może być tak wielkim bólem? Notatki są przeoczonym dokumentem biurowym. Zakładamy, że najmniejsza ilość słów na kartce papieru jest najmniej ważna. Jak bardzo się mylimy. Notatki są równie ważne, jak dziesięciostronicowy list biznesowy podpisany przez Brada Pitta. Źle napisana notatka może być irytująca dla czytelników (którzy tak naprawdę po prostu chcą wrócić do pracy) i szkodliwa dla nadawcy (który nie ma pojęcia, jak on lub ona zdawała się brzmieć tak beztrosko). Nauka pisania zwięzłych i skutecznych notatek to umiejętność niezbędna każdemu przedsiębiorcy. Poniższe porady pokazują, jak skonstruować budzącą grozę, czytelną notatkę.
Jak pisać protokoły ze spotkań
BYĆ KRÓTKI, ALE SWEET
Najczęstszym problemem z notatkami jest ich długość. Niezależnie od tematu, notatka nigdy nie powinna być dłuższa niż dwie strony; dłużej, a notatka zaczyna błąkać się jak raport. O ile nie upominasz wszystkich osób w dziale, nie ma powodu, aby być agresywnym lub niegrzecznym. Trzymaj się krótko, bądź uprzejmy i dotrzyj do celu tak szybko, jak to możliwe.
ZATRZYMAJ SIĘ OD THE CLICH?
Nadużywane wyrażenia typu? Przepraszamy za niedogodności ...? i? Nie wahaj się z nami skontaktować ...? nie są tylko clich ?, są one niewyraźnie bez serca. Korzystanie z takich banalnych zwrotów pokazuje czytelnikom, że po prostu nie obchodzi ich wystarczająco, aby wyrazić to inaczej lub być zdalnie osobistym. Spróbuj? Przepraszamy za to ...? lub? Zadzwoń ...? zamiast. Pamiętaj, że znasz tych ludzi - zachowuj się tak!
NATYCHMIAST UDOSTĘPNIJ PUNKT
Zamiast obszernie omawiać problem, zanim zakończy się niejasnym wnioskiem o tym, czego potrzebujesz od czytelnika, przejdź do punktu w pierwszym zdaniu. Twoi czytelnicy będą częściej czytać, jeśli już wiedzą, o co ich prosisz.
FOCUS NA LUDZIACH
Unikaj używania czasowników biernych; i unikaj zdań, które rzadko zawierają zaimek. Zachowaj swoje notatki skoncentrowane zarówno na czytelniku, jak i na tobie, używając mnie, ciebie, nas i naszego często. Jest o wiele bardziej bezpośredni i osobisty i sprawia, że czytelnik czuje się tak, jakbyś był z nimi, a nie głosił na nich.
ZACHOWAJ ODPOWIEDZIALNOŚĆ
Staraj się pisać, gdy mówisz lub przynajmniej tak blisko, jak to możliwe. Używaj krótkich zdań, znajomych słów i skurczów. Po napisaniu postaraj się głośno czytać swoje notatki; czy to brzmi jak ty? Czy naprawdę powiedziałbyś te rzeczy? Jeśli nie, sprawdź, aż uzyskasz najbliższe przybliżenie. Nigdy nie oddalaj się od czytelnika za pomocą zgrabnych zdań.
WYKONUJ SWOJE POTRZEBY SPECYFICZNE
Czego potrzebujesz od czytelnika? Kiedy i jak tego potrzebujesz? Pamiętaj, aby zamknąć notatkę z podsumowaniem punktów, ale także jak najbardziej precyzyjnie określić, czego dokładnie chcesz; nigdy nie zostawiaj czytelnika zgadującego. Jeśli potrzebujesz odpowiedzi pocztą e-mail do godziny 14:00, powiedz tylko to. Bądź tak grzeczny, jak to możliwe; nic nie wyłącza czytelnika bardziej niż bycie poproszonym o odpowiedź.