Każdy, kto przeczytał któryś z moich artykułów na temat pisania lub pisania listów, wie, jak ważne jest, aby zminimalizować liczbę stron, najlepiej ograniczając je do jednej strony, gdzie to tylko możliwe..
I wszyscy wiemy, jak wygląda, gdy jest lepki, kiedy kładziemy ostatnie poprawki na literę, i przelewa się na drugą stronę przez jedną lub dwie linie. Bardzo nieprofesjonalny!
Tak więc istnieje wiele przydatnych sztuczek, których używałem przez lata, które pomagają :wycisnąć: list lub inny dokument na jednej stronie, bez zauważenia przez przeciętnego czytelnika. Te sztuczki mogą być stosowane za pomocą dowolnego standardowego oprogramowania do edycji tekstu.
Pisanie oficjalnego listu biznesowego
Nie jestem pewien, czy purystka w szkole sekretarskiej pochwaliłaby niektóre z moich metod, ponieważ mogą odbiegać od pewnych standardów technicznych, ale użyłem ich setki razy i nikt nigdy nie był mądrzejszy. Głównym punktem jest to, że udało mi się zachować list na jednej stronie, gdy pierwsza wersja przepełniła się kilkoma liniami na drugiej stronie.
Poniżej znajdują się moje :wskazówki dotyczące kompresji strony:, wymienione w kolejności, w jakiej proponuję je zastosować:
1. Przesuń lewy i prawy margines w odległości około 1/4 cala bliżej krawędzi strony.
2. Przesuń górny i dolny margines o około 1/4 cala bliżej krawędzi strony.
3.Edytuj jedno lub dwa wyrazy :przepełnienia:. Mam tu na myśli: po sporządzeniu listu spójrz na każdy akapit. Sprawdź, czy są jakieś, które mają zdanie kończące, które :przelewa się: na dodatkową linię ze względu na jedno słowo. Jeśli tak, zrób małą edycję lub dwie w akapicie, które trochę ją skracają, aby ostatnie słowo lub dwa nie przelewały się do następnej linii. Korzystając z tej metody, często można uzyskać dwie lub trzy dodatkowe linie w jednostronicowym liście.
4. Dopasuj odstępy między wierszami na stronie. Możesz uzyskać znaczną ilość miejsca na stronie, dostosowując odstępy między wierszami tekstu. Na przykład, jeśli domyślny odstęp między wierszami jest ustawiony na :pojedynczy: w 12 punktach, spróbuj ustawić go na :dokładnie: w 12 punktach, jeśli rozmiar czcionki wynosi 12. Jeśli to nie pomoże, spróbuj :dokładnie: przy :11 pkt. :. Często trzeba trochę poeksperymentować z tym, aby uzyskać właściwy wygląd.
5. W ostateczności spróbuj zmniejszyć rozmiar czcionki o 1 punkt, powiedzmy od 12 do 11 punktów.
6. Jeśli nadal nie :pasuje:, jest jedna ostatnia rzecz, którą możesz wypróbować, jeśli jesteś autorem listu. Wróć i edytuj go jeszcze raz. Szukaj niepotrzebnych myśli i zwrotów lub tych, które można połączyć w jedno zdanie, a nie dwa. Czy każde słowo i fraza są absolutnie niezbędne dla twojej wiadomości? Będziesz zaskoczony oszczędnością miejsca, jaką może przynieść ten proces.
Jak już wcześniej wspomniałem, wypróbuj powyższe metody kolejno, jeden na raz, sprawdzając za każdym razem, czy twoja ostatnia zmiana zrobiła ci jakąś sztuczkę.
Co się stanie, jeśli nadal nie będzie pasować?
Teraz, jeśli użyłeś wszystkich powyższych sztuczek i nadal nie możesz dostać litery, aby zmieścić się na jednej stronie, nadszedł czas, aby przyznać, że masz prawdziwy dwustronny pager. W takim przypadku powinieneś pomyśleć o :cofnięciu: niektórych sztuczek kompresji, które zastosowałeś, gdy próbowałeś :ściśnąć: literę, a następnie skoncentrować się na zrobieniu zrównoważonej drugiej strony.
Nie ma nic gorszego niż list z jednym lub dwoma zdaniami drugiej strony! Tak więc w tym przypadku możesz chcieć nieco :rozciągnąć: literę.
Często na tym etapie właściwie zwiększam odstępy między wierszami i zmniejszam marginesy, aby na drugiej stronie pojawił się porządny rozmiar..
Na przykład spróbuj odwrócić kroki 1, 2 i 4 powyżej. Zamiast zmniejszać marginesy górny, dolny i boczny na pierwszej stronie, spróbuj zwiększyć je o 1/4 cala. Następnie zwiększ rozmiar punktu i zobacz, czy to pomaga. Najlepiej, aby strona złamała się czysto w przerwie akapitu, aby uzyskać ładną porządek przejścia między stronami.
Ponownie, użyłem tych małych sztuczek :kompresyjnych: tysiące razy, i nikt nigdy nie wyciągnął ich władcy i skarcił mnie za niedokładność.
Ważne jest, aby otrzymać profesjonalny :wyglądający: list.
W rzeczywistości, jeśli wykonasz bardzo szczegółową kontrolę szablonów zawartych w jednym z moich zestawów narzędzi do pisania, zauważysz, że użyłem co najmniej jednej z powyższych sztuczek na wielu z nich. Ale nie mówię, które z nich!