Komunikacja biznesowa jest obecnie zdominowana przez urządzenia elektroniczne i urządzenia takie jak e-maile, dyski twarde, dyski flash itp… a ilość używanych i przechowywanych danych rośnie w zadziwiającym tempie. Nadchodzi elektroniczne odkrycie. Po ostatniej nowelizacji Federalnego Regulaminu Postępowania Cywilnego (FRCP), która uznaje rosnące znaczenie elektronicznie przechowywanych informacji w postępowaniach sądowych i dochodzeniach regulacyjnych.
W rezultacie adwokaci mają trudności z kontrolowaniem szybko rosnących kosztów e-odkrycia i terminów spotkań zamówionych przez sąd, a znalezienie specjalisty z połączeniem wiedzy prawnej i technicznej do skutecznego zarządzania projektami e-Discovery to główne wyzwania dla prawników i ich klienci. Aby sprostać tym wyzwaniom, specjaliści od e-discovery korzystają z nowej generacji aplikacji i narzędzi do przeglądania dokumentów w celu zarządzania wieloma działaniami, takimi jak zbieranie danych, analizy danych sądowych, przywracanie danych, zaawansowane analizy i analizy oraz produkcja .
Jakie wyzwania stoją przed firmami technologicznymi w zakresie zarządzania ryzykiem i kosztami w eDiscovery?
Redukcja kosztów
Za pomocą środków kontroli jakości, organizacji dokumentów, grupowania tagów i korzystania z nowych technologii itp. Koszt e-discovery można skutecznie zmniejszyć, aby spełnić wymagania klientów. Na początku cały ten proces wykonywano ręcznie, co również było bardzo czasochłonne i kosztowne. Ale kiedy zaangażowane są tysiące lub miliony dokumentów, po prostu nie można tego zrobić ręcznie.
Teraz w czasach nowożytnych za pomocą nowych technologii oprogramowanie komputerowe organizuje zbieranie dokumentów automatycznie lub te oprogramowanie’s są niezależne od słów kluczowych wybranych przez użytkownika. Analizują słowa kluczowe zdefiniowane przez użytkownika w każdym dokumencie i porównują. Wyniki są przechowywane w wirtualnych folderach i sortowane dokumenty na podstawie relacji między nimi, które mogą być dalej sortowane i przeglądane w przyszłości. Te wirtualne foldery zawierają tylko elektroniczne linki do dokumentów. Korzystanie z folderów koncepcyjnych ułatwia znalezienie odpowiednich i nieistotnych dokumentów przed przeglądem przez ludzi. Ten typ organizacji dokumentów i etykietowanie wsadowe pozwala zminimalizować liczbę błędów i przeprowadzić przeglądy o wysokiej wydajności.
Terminy w sądzie
Jest to drugie wyzwanie, większość twarzy doradców, a w większości przypadków harmonogramy sądowe’t obejmują czas potrzebny na przetwarzanie, przeglądanie i generowanie dużych ilości danych elektronicznych. Przegląd wspomagany technologią może pomóc adwokatom przyspieszyć proces e-odkrycia.
Ręczne i oparte na wyszukiwaniu systemy obejmują liniowy przegląd dokumentów, które nie są wydajne jak ich zaawansowane odpowiedniki. Ta poprawa ostrości poznawczej skutkuje bardziej wydajnym przeglądem, a także dokładniejszym tagowaniem. Oznakowanie dokumentów zależy od wielu czynników, w tym od recenzentów, doświadczenia, szybkości i kontekstu przeglądu.
Zaawansowane rozwiązania e-Discovery identyfikują niemal duplikaty dokumentów i zbierają je do oceny. Recenzent może uzyskać bezpośredni dostęp do całego pokrewnego niemal duplikatu dokumentu, który umożliwia jednemu recenzentowi przeglądanie i porównywanie wszystkich wystąpień i wersji dokumentu oraz ich regularne oznaczanie tagami, co również przyspiesza ocenę.
Zauważono, że za pomocą wcześniejszych technik kancelarii oceniano stawki od 40 do 70 dokumentów na godzinę. Ale teraz, stosując nowe i zaawansowane techniki, firmy prawnicze osiągnęły ogromny przełom w wydajności. Ich średnia ocena wynosi od 300 do 500 dokumentów na godzinę i nawet 15 000 dokumentów dziennie na jednego recenzenta.
Wreszcie, wydajnie zarządzając e-odkryciem
W przeszłości firmy zajmujące się obsługą sporów skutecznie radziły sobie z odkryciami, ale teraz umiejętności wymagane do zarządzania kwestiami dotyczącymi e-odkrycia wyprzedzają ich zdolność opanowania wszystkich odpowiednich technologii. E-discovery w języku obcym jest najlepszym przykładem, aby to udowodnić. Nastąpił ogromny wzrost liczby przypadków, w tym także języków obcych. Tylko nieliczni dostawcy w społeczności e-discovery mają doświadczenie we wszystkich kwestiach związanych z e-odkryciem, takich jak ekstrakcja danych, zbieranie danych, organizacja dokumentów w języku obcym, wyszukiwanie i produkcja, aby właściwie zarządzać językami obcymi E-discovery.