Dzisiejsi biznesmeni spędzą wiele godzin przy krawiectwie, wykonując piękny garnitur, godziny przy mocnym lunchu, słodkie rozmowy z kolejnym dużym klientem i godziny spędzone nad propozycjami lub negocjacjami, aby spróbować zdobyć wszystkie możliwe grosze, a następnie spędzić 30 sekund na bicie. ważna wiadomość e-mail, która jednorazowo kosztuje ich kilkanaście potencjalnych klientów. Chociaż gramatyka i pisownia nie są dla wszystkich filiżanką herbaty, znajomość podstawowych zasad dotyczących poczty e-mail jest absolutną koniecznością w dzisiejszych czasach, gdy wiadomości e-mail przejęły główną formę komunikacji używanej w dzisiejszym świecie biznesu. Oto kilka prostych wskazówek.
Marketing e-mailowy: 5 wskazówek dotyczących pisania skutecznego biuletynu e-mail
Niech Twoje Narzędzia Email Pracują dla Ciebie
Świat wiadomości e-mail przeszedł długą drogę od czasu programu Outlook Express. Dzisiejsi klienci poczty e-mail są dość wyrafinowani i mają wiele rodzajów dzwonków i gwizdów, dzięki którym łatwiej jest wysłać wiadomość e-mail. Kiedyś sprawdzanie pisowni wiadomości e-mail było absolutnie straszne, ale zostały znacznie ulepszone i większość korzysta z tej samej biblioteki sprawdzania pisowni co Microsoft Word. Jeśli twój klient poczty jest stary i nie ma gramatyki ani sprawdzania pisowni, uaktualnij teraz lub po prostu wpisz swoje e-maile w Microsoft Word i skopiuj / wklej. Przed wysłaniem sprawdź, jak wygląda format, wysyłając wiadomość e-mail.
Użyj szablonu
Jeśli masz problem ze skonfigurowaniem formularza daty / adresu / treści / podpisu we wszystkich wiadomościach e-mail, po prostu zapisz go i zapisz jako szablon, do którego możesz wrócić i używać go wielokrotnie. Możesz nawet przygotować wiele szablonów dla klientów, których często wysyłasz e-mailem; w ten sposób większość ciężkiej pracy jest wykonywana, zanim jeszcze zaczniesz.
Unikaj nadmiernej przypadkowości
Ponieważ większość ludzi nadal postrzega wiadomości e-mail jako zwykły sposób komunikacji, jedynym problemem, który kosztuje więcej klientów biznesowych bardziej niż jakikolwiek inny, jest potrzeba nadmiernej przyjaźni i swobodnej komunikacji z obecnymi klientami lub przyszłymi klientami. Podczas pisania profesjonalnej wiadomości e-mail zawsze lepiej jest brzmieć formalnie i szczerze niż swobodnie i zbyt przyjaźnie. Jeśli masz trudności z wymyśleniem odpowiedniego słownictwa, umieść słownik i tezaurus na biurku, który możesz przejrzeć, by wymyślić lepsze słownictwo. Możesz nawet używać stron takich jak Dictionary.com lub podobnych witryn, aby zwiększyć swoje słownictwo, aby nie brzmiały one nieprofesjonalnie w Twojej korespondencji.
Jeśli wszystko inne zawiedzie, poproś o pomoc
Wszyscy wiemy, że wiele konkurencyjnych środowisk biurowych poprosi o pomoc jako oznaka słabości, ale jeśli chcesz uzyskać proces pisania przekonujących e-maili w dół, nie ma wstydu, prosząc o okazjonalny e-mail do sprawdzenia przez kogoś innego w biuro, które ma znajomość języka angielskiego. Większość szefów poprosi o pomoc jako oznaka dojrzałości, a zanim się zorientujesz, będziesz mistrzem formalnego e-maila.
Wiele osób uważa, że jeśli możesz napisać nieodpartą literę, możesz automatycznie napisać przekonującą wiadomość e-mail. Prawda jest taka, że napisanie przekonującej wiadomości e-mail to wyuczona umiejętność, która wymaga praktyki.