Częstym błędem popełnianym przez wielu planistów jest lekceważenie potrzeb ich odbiorców. Łatwo jest zanurzyć się w szczegóły negocjacji miejsca, opcji wyżywienia, transportu i zakwaterowania oraz innych drobiazgów. Jednak na końcu poziom zadowolenia odbiorców odgrywa kluczową rolę w ciągłym sukcesie. Jest to główna wartość korzystania z ankiet przed, w trakcie i po każdym zaplanowanym wydarzeniu.
Dzisiaj opiszę zalety ankietowania odbiorców na każdym etapie. Wyjaśnię, dlaczego ich opinie są ważne, oraz rodzaje informacji, do których możesz uzyskać dostęp. Na koniec zrozumiesz, dlaczego niektórzy z najlepszych specjalistów od planowania używają ankiet, aby utorować drogę do ich przyszłego sukcesu.
Planowanie wydarzenia
Badanie Twoich abonentów przed wydarzeniem
Każdy z Twoich uczestników przybywa z zestawem oczekiwań. Mogą obejmować mówców, od których mają zamiar usłyszeć, szerokość sesji planowanych w ciągu dnia, a nawet jedzenie. Niezależnie od tego, czy planujesz spotkanie, konferencję branżową czy zbiórkę pieniędzy, sprawdź wcześniej swoich rejestrujących. Zapytaj ich o tematy, które najbardziej ich interesują. Możesz nawet poprosić ich o zasugerowanie mówców; możesz być zaskoczony, jak często to robisz, możesz odkryć wspaniałego mówcę, o którym nie wiedziałeś.
Warto również zapytać o rodzaj zakwaterowania, które preferują twoi rejestratorzy, czy planują wziąć udział w każdej sesji, czy też nie, oraz liczbę dni (w przypadku wielodniowej sprawy), które planują zatrzymać. Jeśli jesteś w stanie zidentyfikować rejestrujących, którzy zdecydowali się nie uczestniczyć, dowiedz się, dlaczego. Może to być cenna informacja na przyszłe wydarzenia.
Korzystanie z ankiet podczas wydarzenia
Po rozpoczęciu spotkania lub konferencji uczestnicy zaczną topić się w nowych informacjach, specyfikacjach produktów i innych szczegółach. Często zdarza się, że tracą podekscytowanie tym, że tam są. A kiedy to się stanie, przestaną brać udział. Możesz zaprojektować krótkie ankiety, aby wprowadzić ekscytację z powrotem do gości. Kluczem jest angażowanie ich; zapewnić gościom możliwość wyrażenia opinii na temat omawianych tematów.
Jeśli pozwala na to format wydarzenia, udostępnij wyniki z poprzednich sesji na początku kolejnych sesji. Nie tylko zapewnia to Tobie, planisty, wgląd w perspektywy uczestników, ale także zachęca ich do interakcji z innymi gośćmi. Kolejną korzyścią jest to, że możesz udostępnić informacje przyszłym prelegentom, aby mogli dostosować prezentacje do odbiorców.
Zachęcanie do przesyłania informacji zwrotnych po wystąpieniu zdarzenia
Po konferencji możesz pomyśleć, że wszystko wyszło doskonale. Ale twoja publiczność może mieć zupełnie inne zdanie. Jedynym sposobem, aby wiedzieć na pewno, jest zapytanie. Badanie uczestników po ostatniej sesji może dostarczyć wiele cennych informacji na temat treści, sposobu jej dostarczenia i odczuć związanych z ich ogólnymi doświadczeniami. Poproś ich, aby przedstawili swoje przemyślenia na temat formatu, głośników, treści, a nawet sponsorów. Czy podobał im się klub? Czy sprzęt audiowizualny był wystarczający? I oczywiście, czy wezmą udział w przyszłym wydarzeniu?
Ankieta wśród odbiorców pozwoli Ci uzyskać cenne opinie, które pomogą Ci zaplanować przyszłe spotkania, konferencje i inne sprawy dostosowane do ich potrzeb.
Planowanie na przyszłość
Główną zaletą ankietowania Twoich gości jest to, że zapewnia im platformę do komunikowania się z Tobą. Mogą opisać, co mają nadzieję osiągnąć poprzez uczestnictwo; mogą wyjaśnić wszelkie obawy, jakie mogą mieć; a następnie mogą przekazać opinie, które pomogą Ci zrozumieć, jak najlepiej spełnić, a nawet przewyższyć ich oczekiwania w przyszłości. Ostatecznie, poprzez badanie odbiorców, możesz zwiększyć prawdopodobieństwo, że będą uczestniczyć w Twoich wydarzeniach w przyszłości. Jak planować wydarzenie Nieważne, czy jest to małe spotkanie w biurze, czy też ogólnofirmowa konwencja, planowanie imprez firmowych może być zniechęcającym zadaniem. Jednak zatrudnienie firmy zajmującej się planowaniem wydarzeń może pomóc w złagodzeniu stresu związanego z procesem, a także dodać poziom wiedzy i doświadczenia, aby stworzyć skuteczne wydarzenie. Koordynując wszystkie aspekty wydarzenia, planista może pomóc zaoszczędzić czas, a czasem nawet pieniądze. Ale przy tak wielu koordynatorach wydarzeń, wybór jednego z nich może być nawet stresującym przedsięwzięciem. Oto kilka porad, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze firmy do obsługi następnego wydarzenia korporacyjnego.
Wstępny wywiad z potencjalnymi spółkami
Spotkanie z potencjalnymi firmami planującymi wydarzenia rozpocznie proces wyboru planisty wydarzenia. Ta wstępna interakcja z firmą jest ważna, ponieważ może odpowiedzieć na wiele pytań dotyczących funkcjonowania firmy i osobowości osób, z którymi będziesz pracować. Podczas tego spotkania ustal, w jaki sposób komunikacja będzie przebiegać między Tobą a firmą zajmującą się planowaniem wydarzenia. Jeśli firma poświęci jeden punkt kontaktowy dla Twojego wydarzenia, jest bardziej prawdopodobne, że twoje pytania i wątpliwości zostaną rozwiązane w odpowiednim czasie.
Pierwsze spotkanie będzie również skuteczniejsze, jeśli wcześniej ustaliłeś pewne rzeczy związane z wydarzeniem, takie jak rodzaj wydarzenia, które chcesz zorganizować, szacowany budżet, szacowaną listę gości, a nawet potencjalne daty. Informacje te pomogą przyszłym firmom przedstawić realistyczną propozycję. Upewnij się, że rozumiesz procedury fakturowania i harmonogram opłat firmy, i pamiętaj, że planista wydarzeń może pomóc Ci utrzymać budżet.
Poproś o skierowania klientów
Podczas pierwszego spotkania z potencjalną firmą zajmującą się planowaniem wydarzeń korporacyjnych poproś o opinie od poprzednich klientów, którzy mogą poświadczyć poziom usług i sukcesów firmy. Powinieneś być szczególnie zainteresowany klientami, którzy zorganizowali wydarzenie podobne do tego, w którym chcesz poprosić organizatora wydarzenia o koordynację. Jeśli firma nie chce podawać nazwisk poprzednich klientów, koniecznie zobacz przynajmniej portfel minionych wydarzeń. Długowieczność organizacji może również świadczyć o tym, ile doświadczenia mają jej pracownicy.
Rozważ zakres usług firmy
Najlepszy rodzaj korporacyjnej firmy zajmującej się planowaniem wydarzeń to firma, która zajmuje się wszystkimi aspektami produkcji eventów, od pomysłu do sprzątania po zakończeniu imprezy. Dlatego ważne jest, aby rozważyć zakres usług firmy przed podpisaniem umowy. Inne zadania związane z korporacyjnym planowaniem wydarzeń obejmują wybór miejsca, scenografię, produkcję audio i wideo, zarządzanie talentami i pisanie. Zadaj sobie pytanie, czy praca z konkretną firmą będzie :planowaniem jednorazowym: lub jeśli będziesz wymagać obsługi niektórych aspektów planowania wydarzeń.
Weź udział w wydarzeniu
Jeśli to możliwe, weź udział w nadchodzących wydarzeniach potencjalnego wydarzenia planującego wydarzenia. To doświadczenie zapewni ci bezpośredni wgląd w to, jak planista wydarzeń radzi sobie ze stresem, rozwiązywaniem problemów i ogólną logistyką podczas wydarzenia. Będziesz mógł również zobaczyć, jak łączą się wszystkie elementy wydarzeń, takie jak atmosfera i rozrywka.