Internet zmienił wiele rzeczy w świecie biznesu, w tym korespondencję biznesową. Tam, gdzie tradycyjne, formalne listy biznesowe były normalne, e-maile biznesowe szybko rządzą dniem. Łatwość i nieformalność internetu często sprawia, że wydaje się, że możemy pisać e-maile biznesowe słabo i uciec z tym; jednak jest wręcz przeciwnie. Ponieważ poczta e-mail jest tak dostępna, ludzie otrzymują o wiele więcej i ignorują wszystko, co nie jest idealne. Twoje e-maile biznesowe muszą wyróżniać się od śmieci. Poniższe wskazówki pomogą Ci tworzyć zwięzłe, angażujące e-maile biznesowe w dowolnym celu.
Przykłady pisania korespondencji biznesowej w języku angielskim - Pisanie praktyki umiejętności
STYL
Ludzkie oko reaguje inaczej na ekran komputera niż na kartkę papieru, więc sposób formatowania wiadomości e-mail ma kluczowe znaczenie. Używaj krótkich, zwięzłych zdań, które natychmiast przechodzą do sedna; pamiętajcie, że waszym celem jest wydanie ważnych informacji, a więc przekazanie tego czytelnikowi z góry. Zawsze dołączaj pozdrowienia i podpis oraz używaj jak największej liczby linii i akapitów; dzięki temu wiadomość e-mail jest łatwiejsza do odczytania. I oprzeć się pokusie napisania książki. Biznesowe e-maile są znacznie krótsze; odpowiednik strony jest wystarczający.
TON
Na dobre i na złe Internet rodzi paskudny zwyczaj nieformalności. Możesz być nieco nieoficjalna w wiadomościach e-mail (ludzie zwykle oczekują tego ostatnio), ale nie pisz, jakbyś rozmawiał z matką lub najlepszym przyjacielem. Trzeba znaleźć równowagę między tradycyjną formalnością a nieformalnością poczty elektronicznej. Pomyśl o odbiorcy i jak najprawdopodobniej napisze e-mail. Jakich słów użyliby? Czy slang lub żargon obrażają twoich czytelników? Skorzystaj z tych wskazówek, aby utworzyć zwięzłą, niestandardową wiadomość e-mail.
GRAMATYKA
Nieformalność, bez względu na jej źródło, nie zwalnia błędów gramatycznych, a te mogą uszkodzić twoją pocztę. Błędy gramatyczne pokazują, że nie poświęcałeś dużo czasu na firmową pocztę e-mail i prawdopodobnie nie przejmujesz się zbytnio swoją wiadomością. Dokładnie przeanalizuj swoją skrzynkę e-mail, aby upewnić się, że pisałeś poprawnie, i naprawiłeś wszystkie błędy gramatyczne i interpunkcyjne. Usuń wszystkie zwolnienia i pozbądź się wszelkich clichów. Odbiorcy, zwłaszcza profesjonalni biznesmeni, docenią Twoją dbałość o szczegóły i odpowiedzą lepiej na Twoją wiadomość, gdy w Twoim e-mailu nie będą występować żadne błędy. Większość autorów używa oprogramowania WhiteSmoke (www.WhiteSmokeSoftware.com) lub StyleWriter (www.StyleWriter-USA.com), aby pomóc w korekcie gramatyki.
ODPOWIEDŹ
Ponieważ poczta e-mail jest medium bezpośrednim i łatwo dostępnym, o wiele łatwiej niż w papierowych listach zażądać odpowiedzi - i znacznie bardziej prawdopodobne, że ją dostaniesz! Przed podpisaniem swojego podpisu należy jasno określić, co odbiorca ma zrobić. Potrzebujesz odpowiedzi przez telefon lub z pewnymi załączonymi informacjami? Tak powiedzieć! Twój odbiorca będzie miał trudności z odpowiedzią, jeśli nie będą mieli pojęcia, czego od nich oczekujesz. Ale pamiętaj: bądź uprzejmy, gdy prosisz o działanie. Jest trochę gorzej niż zbyt napuszone lub nachalne zakończenie.